att göra-lista

”Hej Celes, jag har problem med att spåra de uppgifter jag behöver göra och tidsfristerna… jag har provat flera mjukvarulösningar men har inte hittat en som är bra för mig. Jag letar efter en plats där jag kan hålla mina anteckningar och personlig information samt mina ärenden och uppgifter tillsammans. Och naturligtvis händelserna i en kalender. Vilka använder du? Vilka rekommenderar du?”- M acuibrio

efter en lång period av att prova olika metoder och programvara för att spåra min information, från din traditionella penna och papper, arrangörer/handböcker, online-att göra-listor, klisterlappar, GTD produktivitet programvara (modellerad efter David Allens få saker gjort) och vad inte, insåg jag att det finns ingen storlek passar alla lösning.

när jag till exempel använde traditionell penna och papper som min att göra-lista var det lätt att dumpa ut Mina att göra-objekt och kolla in dem när jag går med. Men efter ett tag blev det väldigt rörigt. Jag skulle ha flera pappersbitar över hela min uppgift, och på varje papper fanns ord och klotter spridda över det. Det var svårt att hålla koll. Jag var också tvungen att skriva om varje gång jag ville omstrukturera innehållet, vilket var tråkigt.

när jag använde handhållna arrangörer var det enkelt att mata in uppgifterna enligt deras tidsfrister. Mitt fokus var att bara få dagens uppgifter gjorda. Men det är svårt att se helheten när din enda guide är ett dagligt schema. Det är bra som ett dagligt hanteringssystem, men inte för långsiktig målhantering.

Sticky notes software – Det är mycket användbart att ha uppgifter genom att klicka med musen, men det tar inte lång tid innan du får några 8-10 anteckningar belamrad på skrivbordet, med stora bitar av information om varje anteckning. Att bara städa anteckningarna och hålla reda på vad du måste göra blir en syssla. Klisterlappar har också begränsade formateringsfunktioner eftersom de är avsedda mer för att lagra snabba utdrag av information.

sedan försökte jag GTD-programvara. Som en del av att driva en personlig utvecklingsblogg får jag ofta gratis kopior av böcker och programvara att granska på min blogg om jag gillar dem. Jag försökte ett GTD-system baserat på David Allens Getting Things Done. Det hjälper dig att planera dina projekt från konceptualisering till utförande, genom användning av mål, projekt, uppgifter, checklistor, scheman och kalender. Efter ungefär en vecka med allvarligt försök att få det att fungera slutade jag använda det. Jag hade svårt att dra en meningsfull skillnad mellan mål och projekt, och jag tillbringade mer tid att klicka runt och organisera mina saker i systemet än att verkligen få saker gjorda! Jag är säker på att det är ett fantastiskt system för vissa, men det fungerade bara inte för mig.

jag försökte också några online-att göra-listor. Medan de var roliga i början blev det efter ett tag ett riktigt krångel att behöva logga in, mata in/uppdatera/ta bort mina uppgifter dag in och dag ut.

det bästa Produktivitetssystemet

vad jag fick reda på från alla dessa erfarenheter är att det inte finns något bästa produktivitetssystem där ute för dig eller mig. Jag har mitt specifika sätt att göra saker, och med varje system jag försökte tidigare kände jag att jag förändrade mig för att få systemet att fungera snarare än att vara riktigt produktivt med det. Varje system fick mig att känna mig inramad. De mer komplexa GTD-systemen hade egna inlärningskurvor.

det bästa produktivitetssystemet är ett som gör ditt produktivitetsflöde, inte hindrar det.

efter alla dessa insåg jag att det är dags att sluta leta efter ett one-size fits all produktivitetssystem för mig. Det finns inte. Vi har alla våra individuella stilar och preferenser, och att ha ett system som passar alla våra behov kommer inget annat än att anställa en mjukvaruutvecklare för att bygga ett anpassat system för oss och oss bara. Även då är det knappast en lösning. Det kommer inte bara att kosta en bomb, vi kommer förmodligen att växa ur systemet när vi byter.

Skapa mitt produktivitetssystem

så då började jag med mitt eget spårningsblad med MS Excel / Openoffice (det är som en kopia av MS Office förutom att det är gratis). Det började som en enkel lista över vad jag behöver göra, listade efter deras datum. Med tiden började jag bygga på det, lägga till mål och projekt. Sedan började jag ordna dem efter prioritet inom målen. Snart introducerade jag långsiktiga mål i systemet.

idag har det utvecklats till en fullständig arbetsbok med enskilda ark om framtida mål, månatliga mål, veckovisa mål, nyckelprojekt, åtgärdssteg, strategier, dagliga att göra-listor, information och annan diverse information. Det hjälper mig att hantera mellan att se den stora bilden och hantera nitty gritty. (De som läser hur man skapar ditt liv handbok vet att jag använder excel för min handbok också. Det här är en annan arbetsbok från min livshandbok.)

mina produktivitetsverktyg för tillägg

jag använder inte bara den här arbetsboken ensam – Jag använder några andra program som en del av mitt produktivitetssystem, nämligen:

  1. Google Kalender (gcal) – för kalender/tidsspecifika händelser
  2. Morun gratis klisterlappar – Post-in anteckningar för att lagra utdrag av information som jag använder regelbundet
  3. penna och papper – för brainstorming, skriva ner ideer, eller helt enkelt skriva ner Min att göra för dagen så jag kan bara fokusera på dem
  4. anteckningsblock-Ingenting som den enkla anteckningsblock för att ta ner anteckningar omedelbart, organisera sedan senare.
  5. min mobiltelefon – för att ta ner anteckningar medan jag är på språng. Jag överför dem till min arbetsbok när jag kommer tillbaka till min dator. Jag använder aktiva anteckningar i Nokia E63 just nu, men någon mobiltelefon kommer att göra susen, verkligen. Skriv bara ett sms och spara det som ett utkast.

en gång i veckan och varje månad granskar jag mitt produktivitetssystem och uppdaterar det med mitt fokus för veckan/månaden. Jag fortsätter att göra tweaks här och där, och totalt sett är det ett mycket robust system för mina behov. Det kommer förmodligen att fortsätta att förändras och utvecklas när jag också förändras. Det är skönheten i att skapa ditt eget produktivitetssystem – du reviderar det för att passa dina behov när du förändras.

viktigast, det fungerar mycket bra för mig. Det är effektivt, jag kan klicka runt enkelt och få min information, och jag kan redigera med lätthet. Jag kan inte säga detsamma om andra försöker använda mitt system. De kan bli överväldigade med mängden information, eller det kan vara för komplicerat för deras förståelse. Och det är därför det inte finns någon one-size fits all-lösning.

numera fortsätter jag att få förfrågningar om att prova produktivitetsapplikationer, men jag gör det inte längre eftersom jag redan har hittat det bästa produktivitetssystemet för mig själv. Av samma anledning rekommenderar jag dig att skapa ditt eget system eftersom ingenting passar dina behov bättre än något du skapar själv.

skapa ditt eget produktivitetssystem

min rekommendation är att bygga ditt eget system via Excel / Open Office, ordbehandlare, traditionella arrangörer eller något annat verktyg. Det behöver inte vara excel, men jag rekommenderar det starkt eftersom det redan är byggt för att samla in och organisera stora mängder information på ett systematiskt sätt. Det är intuitivt och mycket anpassningsbart också. Du kan behöva experimentera med olika program för att hitta vad som fungerar för dig. Det kan ta en tid, men när du hittar rätt verktyg för dig blir det väldigt enkelt när du använder det för att förbättra ditt arbetsflöde.

programvaror som du kan använda för att skapa ditt produktivitetssystem

  • MS Office (Jag använder Excel)
  • Open Office
  • Google-Dokument
  • Zoho

Produktivitetsverktyg

naturligtvis, om du har inte mycket erfarenhet av att använda produktivitetssystem/programvara, Det är bättre för dig att prova med olika System så att du får en känsla av vad som fungerar för dig och vad som inte gör det innan du börjar skapa ditt eget produktivitetssystem. Här är några bra verktyg att börja med:

  1. Kalender: Google Kalender är det bästa kalenderalternativet där ute. Den har grundläggande kalenderfunktioner för händelsehantering (titel, plats, beskrivning, möjlighet att upprepa) och andra tilläggsfunktioner som en tilläggsuppgiftslista och olika kalendrar för olika ändamål (dvs. arbete, personligt, övning, etc-Du kan färgkoda dem för att skilja mellan dem). Du kan också dela din kalender med andra som använder Gcal också, vilket gör det till ett samarbetsverktyg.
  2. Klisterlappar: Efter att ha provat ett stort antal klisterlappar programvara, Jag avslutade jag älskar Morun gratis klisterlappar mest eftersom det är så användarvänligt och lätt på resurser. Du kan ha flera anteckningar för olika ändamål, och differentiera baserat på anteckningens titel och färg. Inom varje anteckning kan du göra enkel formatering (fet, kursiv, understrykning, ändra teckensnittsfärg). Bäst av allt, det är gratis!
  3. att göra-listor: det finns ett stort antal bra online-att göra-listor. Jag har listat de mest populära och högt rankade listorna nedan. Var och en av dem har sina egna positiva punkter, så var noga med att prova dem för att se hur de fungerar för dig. De beställs från enkla att avancera:
    • Ta-da listor – Minimalists’ typ av att göra-lista. Om du bara letar efter den enklaste att göra-listan finns det, där du bara listar objekt och bockar av dem, det här är den. Kan integreras med iPhone.
    • Todoist – enkelt gränssnitt, levereras med en kalender, låter dig skapa hierarkier bland dina uppgifter (dvs. prioriterade objekt), tillsammans med gmail-integration, mobilåtkomst, påminnelser och mer. Har även mobilt stöd.
    • kom ihåg mjölken – med mjölk kan du skapa tidsfrister, ställa in uppgifter att återkomma, ställa in prioritet bland uppgifter, ha påminnelser och mer. Det är integrerat med gmail och gcal. Det har röstats som den bästa att göra-listhanteraren på Lifehacker.com. det finns också mobiltelefonstöd.
    • Toodledo.com -mer än bara en att göra-lista, det är mer som ett att göra-system, komplett med taggning, tidsspårning, målinställning, kalender och mer.
  4. projektledning: för högre nivå organisation och ledning.
    • Tiddly Wiki-Föreställ dig en wiki-webbplats (komplett med funktionaliteten att märka, redigera, spara, söka) men för din egen personliga användning för att spåra dina personliga projekt. Dessutom får du också port den från dator till dator.
    • PB Works – liknar Tiddly Wiki, förutom att PB Works är mer inriktat på samarbete mellan affärsteam.
    • mål på rätt spår-Online, betald
    • Vitalist-Online, gratis med betald version
    • Nirvana-Online, gratis
    • tänkande Rock-plattformsoberoende, gratis med betald version
    • OmniFocus-endast för Mac-användare, gratis

färdiga produktivitetssystem för dig

jag känner igen några av er kan vara helt nöjda med att använda färdiga produktivitetssystem, och i så fall kan du kolla in följande. Jag har listat de bästa GTD-systemen som betygsatt av webbgemenskapen.

  • Gtd-gratis
  • Nozbe
  • Vitalist
  • mitt liv organiserat
  • fullständig lista över andra produktivitetsprogram: Gtd-verktyg

Vad är ditt produktivitetssystem som?

använder du någon programvara för att hantera dina händelser, uppgifter och kalender? Kom ihåg att dina verktyg är avsedda att tjäna dig, inte att övervinna ditt arbete. Om du någon gång känner att ett verktyg inte resonerar med dig längre, släpp det och prova ett annat tillvägagångssätt. Det är tänkt att vara en iterativ process.

Bild: Tidskrift