Lista de sarcini

„bună Celes, am o problemă de urmărire a sarcinilor pe care trebuie să le fac și a termenelor limită… am încercat mai multe soluții software, dar nu am găsit încă una care să fie bună pentru mine. Caut un loc unde pot păstra notele mele și informații personale, precum și comisioane și sarcinile mele împreună. Și, desigur, evenimentele dintr-un calendar. Pe care le folosești? Pe care le recomandați?”- M oqustrio

după o lungă perioadă de a încerca diferite metode și software pentru a urmări informațiile mele, de la stiloul și hârtia dvs. tradițională, organizatori/manuale, liste de sarcini online, note lipicioase, software de productivitate GTD (modelat după David Allen ‘ s Getting Things Done) și ce nu, mi-am dat seama că nu există o soluție unică pentru toate dimensiunile.

de exemplu, când foloseam stiloul și hârtia tradițională ca listă de sarcini, era ușor să-mi arunc articolele de rezolvat și să le verific pe măsură ce merg. Dar după un timp a devenit foarte murdar. Aș avea mai multe bucăți de hârtie peste tot sarcina mea, și pe fiecare bucată de hârtie au existat cuvinte și mâzgălituri întins peste tot. A fost dificil să țin evidența. De asemenea, a trebuit să rescriu de fiecare dată când voiam să restructurez conținutul, ceea ce era obositor.

când foloseam organizatori de mână, era ușor să introduc sarcinile în funcție de termenele limită. Scopul meu a fost de a obține doar sarcinile de făcut de zi făcut. Cu toate acestea, este dificil să vezi imaginea de ansamblu atunci când singurul tău ghid este un program zilnic. Este bun ca sistem de gestionare de zi cu zi, dar nu pentru gestionarea obiectivelor pe termen lung.

Sticky notes software – este foarte util pentru a avea sarcini la un click de mouse, dar nu ia mult timp înainte de a obține unele 8-10 note aglomerat pe desktop, cu bucăți uriașe de informații cu privire la fiecare notă. Doar ordonarea notelor și urmărirea a ceea ce trebuie să faceți devine o corvoadă. De asemenea, notele lipicioase au funcții de formatare limitate, deoarece sunt menite mai mult să stocheze fragmente rapide de informații.

apoi am încercat software-ul GTD. Ca parte a derulării unui blog de dezvoltare personală, primesc adesea copii gratuite de cărți și software pentru a le revizui pe blogul meu dacă îmi plac. Am încercat un sistem GTD bazat pe David Allen a obține lucruri de facut. Vă ajută să vă planificați proiectele de la conceptualizare până la execuție, prin utilizarea obiectivelor, proiectelor, sarcinilor, listelor de verificare, programelor și calendarului. După aproximativ o săptămână în care am încercat cu seriozitate să o fac să funcționeze, am încetat să o folosesc. Mi-a fost greu să desenez o diferență semnificativă între obiective și proiecte și am petrecut mai mult timp făcând clic și organizându-mi lucrurile în sistem decât să fac lucrurile cu adevărat! Sunt sigur că este un sistem fantastic pentru unii, dar pur și simplu nu a funcționat pentru mine.

am încercat și câteva liste de sarcini online. În timp ce erau distractive la început, după un timp a devenit o adevărată problemă să trebuiască să mă autentific, să introduc/să actualizez/să șterg sarcinile mele zi de zi.

cel mai bun sistem de productivitate

ceea ce am aflat din toate aceste experiențe este că nu există un sistem de productivitate mai bun acolo pentru tine sau pentru mine. Am modul meu specific de a face lucrurile și, cu fiecare sistem pe care l-am încercat în trecut, am simțit că mă schimb pentru a face sistemul să funcționeze mai degrabă decât să fiu cu adevărat productiv cu el. Fiecare sistem ma făcut să mă simt în cutie. Sistemele GTD mai complexe aveau curbe de învățare proprii.

cel mai bun sistem de productivitate este unul care face fluxul de productivitate, nu-l obstrucționeze.

după toate acestea, mi-am dat seama că este timpul să nu mai caut un sistem de productivitate one-size fits all pentru mine. Nu există. Cu toții avem stilurile și preferințele noastre individuale, iar pentru a avea un sistem care să se potrivească tuturor nevoilor noastre nu vine decât să angajăm un dezvoltator de software pentru a construi un sistem personalizat doar pentru noi și numai pentru noi. Chiar și atunci, nu este o soluție. Nu numai că va costa o bombă, probabil că vom depăși sistemul pe măsură ce ne schimbăm.

crearea sistemului meu de productivitate

deci, am început cu propria mea foaie de urmărire, folosind MS Excel / Openoffice (este ca o replică a MS Office, cu excepția faptului că este gratuit). A început ca o listă simplă a ceea ce trebuie să fac, enumerate de datele lor. De-a lungul timpului am început să construiesc pe ea, adăugând obiective și proiecte. Apoi am început să le aranjez cu prioritate în cadrul obiectivelor. În curând, am introdus obiective pe termen lung în sistem.

astăzi a evoluat într-un registru de lucru complet cu foi individuale privind obiectivele viitoare, obiectivele lunare, obiectivele săptămânale, proiectele cheie, pașii de acțiune, strategiile, listele zilnice de sarcini, informațiile și alte informații diverse. Mă ajută să mă descurc între a vedea imaginea de ansamblu și a gestiona nitty Darcy. (Cei care citesc cum să vă creați manualul de viață vor ști că folosesc excel și pentru manualul meu. Acesta este un registru de lucru diferit de manualul meu de viață.)

instrumentele mele de productivitate suplimentare

nu folosesc doar acest registru de lucru singur-folosesc alte câteva programe software ca parte a sistemului meu de productivitate, și anume:

  1. Google Calendar (gcal) – pentru calendar/timp evenimente specifice
  2. Morun GRATUIT Sticky Notes – Post-in note pentru a stoca fragmente de informații eu folosesc în mod regulat
  3. stilou și hârtie – pentru brainstorming, scris în jos idei, sau pur și simplu scris în jos meu de a-do pentru a doua zi, așa că am putea concentra doar pe ele
  4. Notepad – nimic ca pentru a lua notițe imediat, apoi organizați mai târziu.
  5. telefonul meu mobil – pentru a lua notițe în timp ce sunt în mișcare. Le transfer în registrul meu de lucru când mă întorc la computer. Folosesc note Active în Nokia E63 în acest moment, deși orice telefon mobil va face trucul, într-adevăr. Doar tastați un sms și salvați-l ca un proiect.

o dată pe săptămână și în fiecare lună, îmi revizuiesc sistemul de productivitate și îl actualizez cu atenția mea pentru săptămână/lună. Continui să fac modificări aici și acolo și, în general, este un sistem foarte robust pentru nevoile mele. Probabil că va continua să se schimbe și să evolueze pe măsură ce mă schimb și eu. Aceasta este frumusețea creării propriului sistem de productivitate – îl revizuiți pentru a se potrivi nevoilor dvs. pe măsură ce vă schimbați.

cel mai important, funcționează foarte bine pentru mine. Este eficient, pot să fac clic ușor și să obțin informațiile mele și pot edita cu ușurință. Nu pot spune același lucru dacă alții încearcă să-mi folosească sistemul. S-ar putea să fie copleșiți de cantitatea de informații sau ar putea fi prea complexi pentru înțelegerea lor. Și de aceea nu există o soluție unică pentru toți.

în zilele noastre continuu să primesc cereri de a încerca aplicații de productivitate, dar nu mai fac asta, deoarece am găsit deja cel mai bun sistem de productivitate pentru mine. Din același motiv, vă recomand să vă creați propriul sistem, deoarece nimic nu se va potrivi nevoilor dvs. mai bine decât ceva pe care îl creați singur.

Creați-vă propriul sistem de productivitate

recomandarea mea este să vă construiți propriul sistem, prin Excel / Open Office, procesor de text, organizatori tradiționali sau alt instrument. Nu trebuie să fie excel, deși îl recomand cu tărie, deoarece este deja construit pentru a colecta și organiza cantități mari de informații într-un mod sistematic. Este intuitiv și foarte personalizabil prea. Este posibil să trebuiască să experimentați software diferit pentru a găsi ceea ce funcționează pentru dvs. S-ar putea să dureze o perioadă de timp, dar odată ce găsiți instrumentul potrivit pentru dvs., devine foarte simplu pe măsură ce îl utilizați pentru a vă îmbunătăți fluxul de lucru.

software-uri pe care le puteți utiliza pentru a crea sistemul de productivitate

  • MS Office (eu folosesc Excel)
  • Open Office
  • Documente Google
  • Zoho

instrumente de productivitate

desigur, dacă nu aveți prea multă experiență în utilizarea sistemelor/software-ului de productivitate, este mai bine să încercați cu diferite sisteme, astfel încât să înțelegeți ce funcționează pentru dvs. și ce nu, înainte de a începe să vă creați propriul sistem de productivitate. Iată câteva instrumente bune pentru a începe cu:

  1. Calendar: Google calendar este cea mai bună opțiune de calendar acolo. Are funcții de calendar de bază pentru gestionarea evenimentelor (titlu, locație, descriere, opțiune de repetare) și alte funcții suplimentare, cum ar fi o listă de sarcini addendum și calendare diferite în scopuri diferite (adică muncă, Personal, exercițiu etc.-le puteți codifica culoarea pentru a distinge între ele). De asemenea, puteți partaja calendarul dvs. cu alte persoane care utilizează și Gcal, făcându-l un instrument de colaborare.
  2. Note Lipicioase: După ce am încercat un număr bun de software sticky notes, am ajuns la concluzia că îmi place cel mai mult Morun Free Sticky Notes, deoarece este atât de ușor de utilizat și ușor de utilizat. Puteți avea mai multe note în scopuri diferite și puteți diferenția în funcție de titlul notei și de culoare. În cadrul fiecărei note, puteți face formatare simplă (bold, cursiv, subliniat, schimbați culoarea fontului). Cel mai bun din toate, este gratuit!
  3. liste de sarcini: există destul de multe liste de sarcini online excelente. Am enumerat mai jos cele mai populare și foarte apreciate liste. Fiecare dintre ele are propriile sale puncte pozitive, așa că asigurați-vă că le încercați pentru a vedea cum funcționează pentru dvs. Sunt ordonate de la simplu la avans:
    • listele Ta-da – Tipul de listă de sarcini al Minimalistilor. Dacă sunteți în căutarea celei mai simple liste de sarcini, unde doar listați elementele și le verificați, acesta este cel. Poate fi integrat cu iPhone.
    • Todoist – interfață simplă, vine cu un calendar, vă permite să creați ierarhii între sarcinile dvs. (adică elemente prioritare), împreună cu integrarea gmail, acces mobil, mementouri și multe altele. Are suport mobil, de asemenea.
    • amintiți – vă laptele-cu lapte, puteți crea termene limită, setați sarcini să se repete, setați prioritate între sarcini, aveți memento-uri și multe altele. Este integrat cu gmail și gcal. A fost votat ca cel mai bun manager de listă de rezolvat pe Lifehacker.com.există, de asemenea, suport pentru telefonul mobil.
    • Toodledo.com – mai mult decât o listă de sarcini, este mai mult ca un sistem de sarcini, completat cu etichetarea, urmărirea timpului, stabilirea obiectivelor, calendarul și multe altele.
  4. management de proiect: pentru organizarea și managementul de nivel superior.
    • Tiddly Wiki – Imaginați-vă un site wiki (complet cu funcționalitatea de etichetare, Editare, Salvare, căutare), dar pentru uz personal pentru a urmări proiectele personale. Ce e mai mult, veți obține, de asemenea, să-l port de la calculator la calculator.
    • Pb Works – Similar cu Tiddly Wiki, cu excepția Pb Works este mai orientat spre colaborarea echipei de afaceri.
    • obiective pe drumul cel bun-Online, plătit
    • Vitalist-Online, gratuit cu versiunea plătită
    • Nirvana-Online, gratuit
    • Thinking Rock-cross-platform, gratuit cu versiunea plătită
    • OmniFocus-doar pentru utilizatorii de Mac, gratuit

sisteme de productivitate gata făcute pentru tine

recunosc unii dintre voi poate fi pe deplin mulțumit cu utilizarea sistemelor de productivitate gata făcute, și dacă da, puteți verifica următoarele. Am enumerat cele mai bune sisteme GTD ca fiind evaluate de comunitatea web.

  • GTD-Free
  • Nozbe
  • Vitalist
  • viața mea organizată
  • lista completă a altor programe de productivitate: instrumente GTD

cum este sistemul dvs. de productivitate?

folosiți vreun software pentru a vă gestiona evenimentele, sarcinile și calendarul? Amintiți-vă, instrumentele dvs. sunt menite să vă servească, nu să vă depășească munca. Dacă în orice moment simțiți că un instrument nu mai rezonează cu dvs., aruncați-l și încercați o abordare diferită. Este menit să fie un proces iterativ.

Imagine: Jurnal