lista de Tarefas

“oi Celes, tenho um problema em rastrear as tarefas que preciso fazer e os prazos… tentei várias soluções de software, mas ainda não encontrei uma que seja boa para mim. Estou procurando um lugar onde possa manter minhas anotações e informações pessoais, bem como minhas tarefas e tarefas juntas. E, claro, os eventos em um calendário. Quais você usa? Quais você recomenda?”- Mário

após um longo período de experimentar diferentes métodos e softwares para rastrear minhas informações, desde sua caneta e papel tradicionais, organizadores/manuais, listas de tarefas online, notas adesivas, software de produtividade GTD (modelado após David Allen fazer as coisas) e o que não, percebi que não há uma solução única para todos os tamanhos.

por exemplo, quando eu estava usando caneta e papel tradicionais como Minha Lista de tarefas, era fácil despejar meus itens de tarefas e verificá-los à medida que eu avançava. Mas depois de um tempo ficou muito confuso. Eu teria vários pedaços de papel em toda a minha tarefa, e em cada pedaço de papel havia palavras e rabiscos espalhados por toda parte. Foi difícil acompanhar. Além disso, tive que reescrever toda vez que queria reestruturar o conteúdo, o que era tedioso.

Quando eu estava usando organizadores portáteis, era fácil inserir as tarefas de acordo com seus prazos. Meu foco era apenas realizar as tarefas do dia. No entanto, é difícil ver o quadro geral quando seu único guia é uma programação diária. É bom como um sistema de gerenciamento diário, mas não para gerenciamento de metas de longo prazo.

Sticky notes software-é muito útil ter tarefas com o clique de um mouse, mas não leva muito tempo até que você obtenha algumas notas 8-10 desordenadas em sua área de trabalho, com enormes pedaços de informações em cada nota. Apenas arrumar as notas e acompanhar o que você precisa fazer se torna uma tarefa árdua. Além disso, as notas adesivas têm funções de formatação limitadas, pois se destinam mais a armazenar trechos rápidos de informações.

então eu tentei o software GTD. Como parte da execução de um blog de desenvolvimento pessoal, muitas vezes recebo cópias gratuitas de livros e software para revisar no meu blog, se eu gostar deles. Eu tentei um sistema GTD baseado em David Allen fazendo as coisas. Ele ajuda você a planejar seus projetos desde a conceituação até a execução, através do uso de metas, projetos, tarefas, listas de verificação, horários e Calendário. Depois de cerca de uma semana tentando sinceramente fazer funcionar, parei de usá-lo. Eu tive dificuldade em desenhar uma diferença significativa entre objetivos e Projetos, e passei mais tempo clicando e organizando minhas coisas no sistema do que realmente fazendo as coisas! Tenho certeza de que é um sistema fantástico para alguns, mas simplesmente não funcionou para mim.

eu também tentei algumas listas de tarefas online. Enquanto eles eram divertidos no início, depois de um tempo, tornou-se um verdadeiro incômodo ter que fazer login, inserir/atualizar/excluir minhas tarefas no dia a dia.

o melhor sistema de produtividade

o que descobri de todas essas experiências é que não existe um melhor sistema de produtividade para você ou para mim. Eu tenho minha maneira específica de fazer as coisas e, com cada sistema que tentei no passado, senti que estava me mudando para fazer o sistema funcionar, em vez de ser verdadeiramente produtivo com ele. Cada sistema me fez sentir encaixotado. Os sistemas GTD mais complexos tinham curvas de aprendizagem próprias.

o melhor sistema de produtividade é aquele que faz sua produtividade fluir, não obstruí-la.

depois de tudo isso, percebi que é hora de parar de procurar um sistema de produtividade de tamanho único para mim. Não existe. Todos nós temos nossos estilos e preferências individuais, e ter um sistema que atenda a todas as nossas necessidades vem nada menos que contratar um desenvolvedor de software para construir um sistema personalizado apenas para nós e para nós. Mesmo assim, dificilmente é uma solução. Não só custará uma bomba, provavelmente superaremos o sistema à medida que mudarmos.

criando meu sistema de produtividade

então, comecei com minha própria planilha de rastreamento, usando o MS Excel / Openoffice (é como uma réplica do MS Office, exceto que é grátis). Começou como uma lista simples do que eu preciso fazer, listado por suas datas. Com o tempo, comecei a construir, adicionando metas e projetos. Então comecei a organizá-los por prioridade dentro dos objetivos. Em breve, introduzi metas de longo prazo no sistema.

hoje evoluiu para uma pasta de trabalho completa com planilhas individuais sobre metas futuras, metas mensais, metas semanais, projetos-chave, etapas de ação, estratégias, listas diárias de Tarefas, informações e outras informações diversas. Isso me ajuda a gerenciar entre ver o quadro geral e gerenciar o âmago da questão. (Aqueles que lerem como criar seu manual de vida saberão que eu também uso o excel para o meu manual. Esta é uma pasta de trabalho diferente do meu manual de vida.)

minhas ferramentas de produtividade Add-on

eu não uso apenas esta pasta de trabalho sozinho-Eu uso alguns outros softwares como parte do meu sistema de produtividade, a saber:

  1. o Google Agenda (gcal) – Para o calendário/horário de eventos específicos
  2. Morun Livre Notas Post-em notas para armazenar trechos de informações que eu uso regularmente
  3. papel e Caneta – Para o brainstorming, a escrita de ideias, ou simplesmente escrever o que tenho que fazer para o dia para que eu possa concentrar-se apenas no-los
  4. bloco de notas – Nada como o simples bloco de notas para tirar notas imediatamente, em seguida, a organizar mais tarde.
  5. meu celular – para tirar notas enquanto estou em movimento. Eu os transfiro para minha pasta de trabalho quando volto para o meu computador. Estou usando notas ativas no Nokia E63 no momento, embora qualquer telefone celular faça o truque, na verdade. Basta digitar um sms e salvá-lo como um rascunho.

uma vez por semana e todos os meses, reviso meu sistema de produtividade e o atualizo com meu foco para a semana/mês. Eu continuo a fazer ajustes aqui e ali, e no geral é um sistema muito robusto para minhas necessidades. Provavelmente continuará a mudar e evoluir à medida que eu mudar também. Essa é a beleza de criar seu próprio sistema de produtividade – você o revisa para atender às suas necessidades à medida que muda.

o mais importante, funciona muito bem para mim. É eficaz, posso clicar facilmente e obter minhas informações, e posso editar com facilidade. Não posso dizer o mesmo se outros tentarem usar meu sistema. Eles podem ficar sobrecarregados com a quantidade de informações, ou pode ser muito complexo para sua compreensão. E é por isso que não há solução única para todos.

hoje em dia continuo recebendo solicitações para experimentar aplicativos de produtividade, mas não faço mais isso, pois já encontrei o melhor sistema de produtividade para mim. Por esse mesmo motivo, eu recomendo que você crie seu próprio sistema, pois nada vai atender às suas necessidades melhor do que algo que você mesmo cria.

crie seu próprio sistema de produtividade

minha recomendação é construir seu próprio sistema, via Excel / Open Office, processador de texto, organizadores tradicionais ou alguma outra ferramenta. Não precisa ser o excel, embora eu o recomende, pois já foi construído para coletar e organizar grandes quantidades de informações de forma sistemática. É intuitivo e altamente personalizável também. Você pode ter que experimentar diferentes softwares para encontrar o que funciona para você. Pode levar um período de tempo, mas uma vez que você encontrar a ferramenta certa para você, torna-se muito simples como você usá-lo para melhorar o seu fluxo de trabalho.

Softwares que Você Pode Usar Para Criar Seu Produtividade do Sistema

  • MS Office (eu uso o Excel)
  • Open Office
  • Documentos do Google
  • Zoho

Ferramentas de Produtividade

é claro que, se você não tiver muita experiência na utilização de produtividade de sistemas/software, é melhor para você experimentar com as diferentes sistemas para você ter uma noção do que funciona para você e o que não, antes de você começar a criar a sua própria produtividade do sistema. Aqui estão algumas boas ferramentas para começar:

  1. calendário: Google calendar é a melhor opção de calendário lá fora. Possui funções básicas de calendário para gerenciamento de eventos (título, localização, descrição, opção de repetição) e outras funções adicionais, como uma lista de tarefas de adendo e calendários diferentes para diferentes fins (ou seja, trabalho, pessoal, exercício, etc.-Você pode codificá-los para distinguir entre eles). Você também pode compartilhar seu calendário com outras pessoas que também usam o Gcal, tornando-o uma ferramenta colaborativa.
  2. Notas Adesivas: Depois de tentar um bom número de software sticky notes, concluí que amo Mais o Morun Free Sticky Notes porque é muito fácil de usar e leve em recursos. Você pode ter várias notas para diferentes fins e diferenciar com base no título da nota e na cor. Dentro de cada nota, você pode fazer formatação simples (negrito, itálico, sublinhado, alterar a cor da fonte). O melhor de tudo, é grátis!
  3. listas de Tarefas: há um grande número de grandes listas de tarefas on-line. Listei as listas mais populares e altamente cotadas abaixo. Cada um deles tem seus próprios pontos positivos, então não deixe de experimentá-los para ver como eles funcionam para você. Eles são ordenados de simples para avançar:
    • Ta-Da Lists-Minimalists ‘ tipo de Lista de Tarefas. Se você está apenas procurando a lista de tarefas mais simples que existe, onde você apenas Lista itens e os verifica, este é o único. Pode ser integrado com o iPhone.
    • Todoist – interface Simples, vem com um calendário, permite-lhe criar hierarquias entre suas tarefas (i.e. priorizada de itens), juntamente com a integração do gmail, acesso móvel, lembretes e muito mais. Tem suporte móvel também.
    • lembre-se do leite – com o leite, você pode criar prazos, definir tarefas para repetir, Definir prioridade entre tarefas, ter lembretes e muito mais. É integrado com gmail e gcal. Foi eleito o melhor gerente de Lista de tarefas do Lifehacker.com. há também suporte para celular.
    • Toodledo.com -mais do que apenas uma lista de Tarefas, é mais como um sistema de tarefas, completo com marcação, rastreamento de tempo, definição de metas, calendário e muito mais.
  4. gerenciamento de projetos: para organização e gerenciamento de nível superior.
    • Tiddly Wiki-Imagine um site wiki (completo com a funcionalidade de marcar, editar, salvar, pesquisar), mas para seu próprio uso pessoal para rastrear seus projetos pessoais. Além disso, você também pode portá-lo de computador para computador.
    • PB Works-semelhante ao Tiddly Wiki, exceto PB Works é mais voltado para a colaboração da equipe de negócios.
    • Objetivos em curso – Online, pagar a
    • Vitalista – Online, gratuito, com versão paga
    • Nirvana – Online, grátis
    • Pensamento Rock – cruz-plataforma, livre com a versão paga
    • OmniFocus – para os usuários de Mac grátis

Pronto a Produtividade de Sistemas Para Você

eu reconhecer alguns de vocês podem estar totalmente satisfeitos com a utilização pronto a produtividade de sistemas, e, em caso afirmativo você pode conferir a seguir. Listei os melhores sistemas GTD classificados pela comunidade da web.

  • GTD-Livre
  • Nozbe
  • Vitalista
  • a Minha Vida Organizada
  • lista Completa de produtividade de software: GTD Ferramentas

o Que É a Produtividade do Sistema Como?

você usa algum software para gerenciar seus eventos, tarefas e calendário? Lembre-se, suas ferramentas são destinadas a atendê-lo, não para ultrapassar seu trabalho. Se em algum momento você sentir que uma ferramenta não ressoa mais com você, solte-a e tente uma abordagem diferente. É para ser um processo iterativo.

Imagem: Jornal