Lista zadań

„cześć Celes, mam problem ze śledzeniem zadań, które muszę wykonać i terminów… próbowałem kilku rozwiązań programowych, ale nie znalazłem jeszcze jednego, który jest dla mnie dobry. Szukam miejsca, w którym mogę przechowywać swoje notatki i dane osobowe, a także moje sprawy i zadania razem. I oczywiście wydarzenia w kalendarzu. Których używasz? Które polecacie?”- Mário

po długim okresie próbowania różnych metod i oprogramowania do śledzenia moich informacji, z tradycyjnego pióra i papieru, organizatorów/podręczników, list zadań online, karteczek samoprzylepnych, oprogramowania do produktywności GTD (wzorowanego na załatwianiu spraw przez Davida Allena) i co nie, zdałem sobie sprawę, że nie ma jednego rozwiązania, które pasowałoby do wszystkich.

na przykład, gdy używałem tradycyjnego długopisu i papieru jako listy rzeczy do zrobienia, łatwo było wyrzucić moje rzeczy do zrobienia i sprawdzić je w miarę upływu czasu. Ale po jakimś czasie zrobiło się bardzo bałagan. Miałem wiele kawałków papieru na całym moim zadaniu, a na każdym kawałku papieru były słowa i bazgroły porozrzucane po całym zadaniu. Trudno było nadążyć. Musiałem też przepisywać za każdym razem, gdy chciałem zrestrukturyzować treść, co było żmudne.

kiedy korzystałem z ręcznych organizatorów, łatwo było wprowadzić zadania zgodnie z ich terminami. Moim celem było po prostu wykonanie zadań dnia. Jednak trudno jest Zobaczyć szerszy obraz, gdy jedynym przewodnikiem jest dzienny harmonogram. Jest to dobry system do codziennego zarządzania, ale nie do długoterminowego zarządzania celami.

oprogramowanie do notatek-bardzo przydatne jest wykonywanie zadań za jednym kliknięciem myszy, ale nie zajmuje dużo czasu, zanim na pulpicie pojawi się jakieś 8-10 notatek, z ogromnymi kawałkami informacji na każdej notatce. Samo porządkowanie notatek i śledzenie tego, co musisz zrobić, staje się obowiązkiem. Ponadto, notatki mają ograniczone funkcje formatowania, ponieważ są one przeznaczone bardziej do przechowywania szybkich fragmentów informacji.

potem wypróbowałem oprogramowanie GTD. W ramach prowadzenia bloga rozwoju osobistego często dostaję bezpłatne kopie książek i oprogramowania do przejrzenia na moim blogu, jeśli je lubię. Wypróbowałem system GTD oparty na pracy Davida Allena. Pomaga zaplanować projekty od koncepcji do realizacji, poprzez wykorzystanie celów, projektów, zadań, list kontrolnych, harmonogramów i Kalendarza. Po około tygodniu gorliwych prób, aby to działało, przestałem go używać. Miałem trudności z narysowaniem znaczącej różnicy między celami a projektami i spędziłem więcej czasu klikając i organizując moje rzeczy w systemie niż naprawdę robiąc rzeczy! Jestem pewien, że jest to fantastyczny system dla niektórych, ale po prostu nie działa na mnie.

próbowałem również kilku internetowych list rzeczy do zrobienia. Chociaż na początku były zabawne, po pewnym czasie stało się prawdziwym kłopotem, aby logować się, wprowadzać/aktualizować/usuwać Moje zadania z dnia na dzień.

najlepszy system produktywności

z tych wszystkich doświadczeń dowiedziałem się, że nie ma jednego najlepszego systemu produktywności dla Ciebie lub dla mnie. Mam swój specyficzny sposób robienia rzeczy i z każdym systemem, który wypróbowałem w przeszłości, czułem, że zmieniam się, aby system działał, a nie był naprawdę produktywny. Każdy system sprawiał, że czułam się zamknięta. Bardziej złożone systemy GTD miały własne krzywe uczenia się.

najlepszy system produktywności to taki, który sprawia, że wydajność płynie, a nie ją blokuje.

po tym wszystkim zdałem sobie sprawę, że nadszedł czas, aby przestać szukać uniwersalnego systemu produktywności dla mnie. Nie istnieje. Każdy z nas ma swoje indywidualne style i preferencje, a posiadanie systemu, który odpowiada wszystkim naszym potrzebom, to nic innego jak zatrudnienie programisty, który zbuduje system dostosowany do nas i tylko dla nas. Nawet wtedy, to nie jest rozwiązanie. Nie tylko będzie to kosztować bombę, ale prawdopodobnie przerosniemy system, gdy się zmienimy.

Tworzenie mojego systemu produktywności

więc zacząłem od własnego arkusza śledzenia, używając MS Excel / Openoffice (to jak Replika MS Office, tyle że jest darmowa). Zaczęło się od prostej listy tego, co muszę zrobić, według ich dat. Z czasem zacząłem na nim budować, dodając cele i projekty. Potem zacząłem układać je według priorytetów w ramach celów. Wkrótce wprowadziłem do systemu cele długoterminowe.

dziś przekształcił się w pełny skoroszyt z indywidualnymi arkuszami na temat przyszłych celów, miesięcznych celów, tygodniowych celów, kluczowych projektów, kroków działania, strategii, codziennych list zadań, informacji i innych różnych informacji. To pomaga mi zarządzać między widząc szerszy obraz i zarządzania nitty gritty. (Ci, którzy czytają, jak stworzyć podręcznik życia, będą wiedzieć, że ja również używam Excela do mojego podręcznika. To jest inny skoroszyt od mojego życiowego podręcznika.)

moje dodatkowe narzędzia produktywności

nie używam tylko tego skoroszytu-używam kilku innych programów jako części mojego systemu produktywności, a mianowicie:

  1. Google Calendar (gcal) – Dla wydarzeń związanych z kalendarzem/czasem
  2. Morun Free Sticky Notes – Post-in notes do przechowywania fragmentów informacji, z których regularnie korzystam
  3. długopis i papier – do burzy mózgów, zapisywania pomysłów lub po prostu zapisywania moich zadań na dzień, abym mógł się na nich skupić
  4. Notatnik-nie ma to jak prosty notatnik do natychmiastowego usuwania notatek, a następnie organizowania później.
  5. mój telefon komórkowy – do zdejmowania notatek, gdy jestem w podróży. Przenoszę je do mojego skoroszytu, gdy wracam do komputera. Używam aktywnych notatek w Nokii E63 w tej chwili, choć każdy telefon komórkowy zrobi sztuczkę, naprawdę. Wystarczy wpisać sms i zapisać go jako szkic.

raz w tygodniu i co miesiąc przeglądam mój system produktywności i aktualizuję go z moim skupieniem na tydzień/miesiąc. Nadal wprowadzam poprawki tu i tam, a ogólnie jest to bardzo solidny system dla moich potrzeb. Prawdopodobnie będzie się zmieniać i ewoluować wraz ze zmianą. To właśnie piękno tworzenia własnego systemu produktywności-dostosowujesz go do swoich potrzeb w miarę zmian.

co najważniejsze, działa bardzo dobrze dla mnie. Jest skuteczny, mogę łatwo klikać i uzyskać moje informacje, i mogę z łatwością edytować. Nie mogę powiedzieć tego samego, jeśli inni próbują korzystać z mojego systemu. Mogą być przytłoczeni ilością informacji lub mogą być zbyt skomplikowane dla ich zrozumienia. Dlatego nie ma uniwersalnego rozwiązania.

obecnie nadal otrzymuję prośby o wypróbowanie aplikacji produktywnych, ale już tego nie robię, ponieważ znalazłem już najlepszy system produktywności dla siebie. Z tego samego powodu polecam ci stworzenie własnego systemu, ponieważ nic nie będzie pasowało do Twoich potrzeb lepiej niż coś, co sam stworzysz.

Stwórz własny system produktywności

polecam zbudować własny system, za pomocą Excela / Open Office, edytora tekstu, tradycyjnych organizerów lub innego narzędzia. Nie musi to być excel, choć Gorąco polecam, ponieważ jest już zbudowany, aby zbierać i organizować duże ilości informacji w systematyczny sposób. Jest intuicyjny i wysoce konfigurowalny. Być może będziesz musiał eksperymentować z innym oprogramowaniem, aby znaleźć to, co działa dla ciebie. Może to zająć trochę czasu, ale gdy znajdziesz odpowiednie narzędzie dla siebie, staje się naprawdę proste, ponieważ używasz go do usprawnienia przepływu pracy.

oprogramowanie możesz użyć do stworzenia systemu produktywności

  • MS Office (używam Excela)
  • Open Office
  • Dokumenty Google
  • Zoho

narzędzia do produktywności

oczywiście, jeśli nie masz dużego doświadczenia w korzystaniu z systemów produktywności/oprogramowania, lepiej jest wypróbować różne systemy, aby uzyskać poczucie, co działa dla ciebie, a co nie, zanim zaczniesz tworzyć własny system produktywności. Oto kilka dobrych narzędzi na początek:

  1. Kalendarium: Kalendarz Google to najlepsza opcja kalendarza. Posiada podstawowe funkcje kalendarza do zarządzania zdarzeniami (tytuł, lokalizacja, opis, możliwość powtórzenia) i inne Funkcje dodatkowe, takie jak Lista zadań dodatku i różne kalendarze do różnych celów (np. praca, osobiste, ćwiczenia itp.-możesz je pokolorować, aby je rozróżnić). Możesz także udostępniać swój kalendarz innym osobom, które również używają Gcal, co czyni go narzędziem współpracy.
  2. : Po wypróbowaniu wielu programów do notatek samoprzylepnych doszedłem do wniosku, że najbardziej kocham Morun Free Sticky Notes, ponieważ jest tak przyjazny dla użytkownika i lekki na zasoby. Możesz mieć wiele notatek do różnych celów i rozróżniać na podstawie tytułu notatki i koloru. W każdej nucie można wykonać proste formatowanie (pogrubienie, kursywa, podkreślenie, zmiana koloru czcionki). Najlepsze jest to, że jest za darmo!
  3. listy rzeczy do zrobienia: istnieje sporo wspaniałych list rzeczy do zrobienia online. Poniżej wymieniłem najbardziej popularne i wysoko oceniane listy. Każdy z nich ma swoje pozytywne punkty, więc koniecznie wypróbuj je, aby zobaczyć, jak działają dla ciebie. Są one uporządkowane od prostych do zaawansowanych:
    • ta-da Lists-minimalistyczny typ listy rzeczy do zrobienia. Jeśli szukasz tylko najprostszej listy rzeczy do zrobienia, gdzie po prostu wymieniasz elementy i sprawdzasz je, to jest to. Może być zintegrowany z iPhonem.
    • Todoist-prosty interfejs, wyposażony w Kalendarz, umożliwia tworzenie hierarchii między zadaniami (np. priorytetowe elementy), a także integrację z Gmailem, dostęp mobilny, przypomnienia i inne. Posiada również wsparcie mobilne.
    • pamiętaj o mleku-z mlekiem możesz tworzyć terminy, ustawiać zadania do powtórzenia, ustawiać priorytet między zadaniami, mieć przypomnienia i wiele innych. Jest zintegrowany z gmail i gcal. Został wybrany jako najlepszy menedżer listy rzeczy do zrobienia na Lifehacker.com. istnieje również Obsługa telefonu komórkowego.
    • Toodledo.com -więcej niż tylko lista rzeczy do zrobienia, to bardziej jak system do zrobienia, wraz z tagowaniem, śledzenie czasu, wyznaczanie celów, kalendarz i więcej.
  4. Zarządzanie projektami: dla organizacji i zarządzania wyższego szczebla.
    • Tiddly Wiki-wyobraź sobie witrynę wiki (wraz z funkcjonalnością tagowania, edycji, zapisywania, wyszukiwania), ale do własnego użytku osobistego, aby śledzić swoje osobiste projekty. Co więcej, możesz również przenieść go z komputera na komputer.
    • PB Works – podobne do Tiddly Wiki, z tym, że PB Works jest bardziej nastawione na współpracę zespołu biznesowego.
    • Goals on Track – online, płatny
    • Vitalist-online, za darmo z płatną wersją
    • Nirvana-Online, za darmo
    • Thinking Rock-cross-platform, za darmo z płatną wersją
    • OmniFocus – tylko dla użytkowników komputerów Mac, za darmo

gotowe systemy produktywności dla Ciebie

zdaję sobie sprawę, że niektórzy z was mogą być w pełni zadowoleni z korzystania z gotowych systemów produktywności, a jeśli tak, możesz sprawdzić poniżej. Wymieniłem najlepsze systemy GTD ocenione przez społeczność internetową.

  • Gtd-Free
  • Nozbe
  • Vitalist
  • moje życie zorganizowane
  • pełna lista innych programów zwiększających produktywność: narzędzia GTD

jaki jest Twój system produktywności?

czy używasz oprogramowania do zarządzania wydarzeniami, zadaniami i kalendarzem? Pamiętaj, że Twoje narzędzia mają ci służyć, a nie wyprzedzać Twoją pracę. Jeśli w dowolnym momencie czujesz, że narzędzie nie rezonuje z Tobą, rzuć je i spróbuj innego podejścia. To ma być proces iteracyjny.

Zdjęcie: Dziennik