To-do-lijst

“Hallo Celes, ik heb een probleem met het opsporen van de taken die ik moet worden gedaan en de deadlines … ik heb geprobeerd verschillende software-oplossingen, maar nog niet gevonden een die goed is voor mij. Ik ben op zoek naar een plek waar ik mijn notities en persoonlijke informatie, evenals mijn boodschappen en taken bij elkaar kan houden. En natuurlijk de gebeurtenissen op een kalender. Welke gebruik je? Welke raad je aan?”- Mário

na een lange periode van het uitproberen van verschillende methoden en software om mijn informatie te volgen, van uw traditionele pen en papier, organisatoren/handboeken, online to-do lijsten, sticky notes, GTD productiviteit software (gemodelleerd naar David Allen ‘ S Getting Things Done) en wat niet, realiseerde ik me dat er geen one size fits all oplossing.

bijvoorbeeld, toen ik traditionele pen en papier als mijn to-do lijst gebruikte, was het gemakkelijk om mijn to-do items weg te gooien en ze af te checken terwijl ik verder ging. Maar na een tijdje werd het erg rommelig. Ik had meerdere stukken papier over mijn hele taak, en op elk stuk papier waren er woorden en krabbels verspreid over het. Het was moeilijk bij te houden. Ook moest ik elke keer herschrijven als ik de inhoud wilde herstructureren, wat vervelend was.

toen ik hand-held organisatoren gebruikte, was het gemakkelijk om de taken volgens hun deadlines in te voeren. Mijn focus was om gewoon de taken van de dag gedaan te krijgen. Het is echter moeilijk om het grote plaatje te zien wanneer uw enige gids een dagelijks schema is. Het is goed als een dagelijks beheersysteem, maar niet voor langetermijndoelbeheer.

Sticky notes software-het is erg handig om taken met een muisklik te hebben, maar het duurt niet lang voordat je zo ‘ n 8-10 notities op je bureaublad krijgt, met enorme stukjes informatie over elke noot. Gewoon opruimen van de noten en het bijhouden van wat je moet doen wordt een karwei. Ook hebben sticky notes beperkte opmaakfuncties, omdat ze meer bedoeld zijn om snelle stukjes informatie op te slaan.

toen probeerde ik GTD software. Als onderdeel van het runnen van een persoonlijke ontwikkeling blog, krijg ik vaak gratis kopieën van boeken en software om te beoordelen op mijn blog als ik ze leuk vind. Ik probeerde een GTD systeem gebaseerd op David Allen ‘ s krijgen dingen gedaan. Het helpt u bij het plannen van uw projecten van conceptualisatie tot uitvoering, door het gebruik van doelen, projecten, taken, Checklists, schema ‘ s en Kalender. Na ongeveer een week van ernstig proberen om het te laten werken, stopte ik met het te gebruiken. Ik had een moeilijke tijd het tekenen van een zinvol verschil tussen doelen en projecten, en ik besteed meer tijd te klikken rond en het organiseren van mijn spullen in het systeem dan echt het krijgen van dingen gedaan! Ik weet zeker dat het een fantastisch systeem is voor sommigen, maar het werkte gewoon niet voor mij.

ik heb ook een aantal online to-do lijsten geprobeerd. Terwijl ze waren leuk in het begin, na een tijdje werd het een echt gedoe om te moeten inloggen, invoeren/updaten/verwijderen van mijn taken dag-in en dag-uit.

het beste Productiviteitssysteem

wat ik uit al deze ervaringen heb kunnen opmaken is dat er voor u en voor mij geen enkel productiviteitssysteem bestaat. Ik heb mijn specifieke manier om dingen te doen, en met elk systeem dat ik in het verleden probeerde, voelde ik dat ik mezelf veranderde om het systeem uit te werken in plaats van er echt productief mee te zijn. Door elk systeem voelde ik me ingesloten. De meer complexe GTD systemen hadden leercurven van hun eigen.

het beste productiviteitssysteem is een systeem dat uw productiviteit laat stromen, niet belemmert.

na dit alles, realiseerde ik me dat het tijd is om te stoppen met zoeken naar een one-size fits all productiviteitssysteem voor mij. Het bestaat niet. Ieder van ons hebben onze individuele stijlen en voorkeuren, en om een systeem dat past bij al onze behoeften komt niets minder dan het inhuren van een software-ontwikkelaar om een op maat gemaakt systeem te bouwen voor ons en ons alleen. Zelfs dan is het nauwelijks een oplossing. Het zal niet alleen een BOM kosten, We zullen waarschijnlijk het systeem ontgroeien als we veranderen.

het creëren van mijn Productiviteitssysteem

dus toen begon ik met mijn eigen tracking sheet, met behulp van MS Excel / Openoffice (het is als een replica van MS Office, behalve dat het gratis is). Het begon als een eenvoudige lijst van wat ik moet doen, vermeld op hun data. Na verloop van tijd begon ik erop te bouwen, doelen en projecten toe te voegen. Toen begon ik ze te rangschikken op prioriteit binnen de doelen. Al snel introduceerde ik langetermijndoelen in het systeem.

vandaag is het uitgegroeid tot een volledige werkmap met individuele bladen over toekomstige doelen, maandelijkse doelen, wekelijkse doelen, belangrijke projecten, actiestappen, strategieën, dagelijkse to-do lijsten, informatie en andere diverse info. Het helpt me tussen het zien van het grote geheel en het managen van de nitty gritty. (Degenen die lezen hoe je je leven handboek te maken zal weten dat ik gebruik excel voor mijn handboek te. Dit is een ander werkboek van mijn life handbook.)

mijn add-on productiviteitstools

Ik gebruik niet alleen deze werkmap – Ik gebruik een paar andere software als onderdeel van mijn productiviteitssysteem, namelijk:

  1. Google Calendar (gcal) – voor agenda/tijd specifieke gebeurtenissen
  2. Morun vrije Sticky Notes – Post-in notes om fragmenten van informatie op te slaan gebruik ik regelmatig
  3. Pen en papier – voor brainstormen, het opschrijven van ideeën, of gewoon het opschrijven van mijn to-do ‘ s voor de dag, zodat ik gewoon kan concentreren op hen
  4. notitieblok – er gaat niets boven de eenvoudige notitieblok om notities onmiddellijk te nemen, dan later te organiseren.
  5. mijn mobiele telefoon – om notities te maken terwijl ik onderweg ben. Ik zet ze over naar mijn werkmap als ik terug ben op mijn computer. Ik ben met behulp van actieve notities in Nokia E63 op dit moment, hoewel elke mobiele telefoon zal het lukken, echt. Typ gewoon een sms en sla het op als concept.

eenmaal per week en elke maand Bekijk ik mijn productiviteitssysteem en werk ik het bij met mijn focus voor de week/maand. Ik blijf hier en daar tweaks maken, en over het algemeen is het een zeer robuust systeem voor mijn behoeften. Het zal waarschijnlijk blijven veranderen en evolueren zoals ik ook verander. Dat is het mooie van het creëren van uw eigen productiviteitssysteem – u past het aan uw behoeften wanneer u verandert.

het belangrijkste is dat het heel goed werkt voor mij. Het is effectief, Ik kan klikken rond gemakkelijk en krijg mijn informatie, en ik kan bewerken met gemak. Ik kan niet hetzelfde zeggen als anderen proberen om mijn systeem te gebruiken. Ze kunnen overweldigd raken door de hoeveelheid informatie, of het kan te complex zijn voor hun begrip. En daarom is er geen one-size fits all oplossing.

tegenwoordig blijf ik Verzoeken krijgen om productiviteitstoepassingen uit te proberen, maar dat doe ik niet meer omdat ik al het beste productiviteitssysteem voor mezelf heb gevonden. Om dezelfde reden raad ik je aan om je eigen systeem te maken, omdat niets beter bij je behoeften past dan iets dat je zelf maakt.

Creëer uw eigen Productiviteitssysteem

mijn aanbeveling is om uw eigen systeem te bouwen, via Excel / Open Office, tekstverwerker, traditionele organisatoren of een ander hulpmiddel. Het hoeft niet excel te zijn, hoewel ik het ten zeerste aanraad, omdat het al is gebouwd om grote hoeveelheden informatie op een systematische manier te verzamelen en te organiseren. Het is intuïtief en zeer aanpasbaar te. Je zou kunnen hebben om te experimenteren met verschillende software om te vinden wat voor u werkt. Het kan een periode van tijd duren, maar als je eenmaal de juiste tool voor u, het wordt echt eenvoudig als je het gebruikt om uw workflow te verbeteren.

software die u kunt gebruiken om uw Productiviteitssysteem aan te maken

  • MS Office (Ik gebruik Excel)
  • Open Office
  • Google Documents
  • Zoho

productiviteitstools

natuurlijk, als u niet veel ervaring hebt met het gebruik van productiviteitssystemen/software, is het beter voor u om te proberen met verschillende systemen, zodat u een idee krijgt van wat werkt voor u en wat niet, voordat u begint met het creëren van uw eigen productiviteit systeem. Hier zijn enkele goede tools om mee te beginnen:

  1. agenda: Google calendar is de beste kalender optie die er zijn. Het heeft basis kalender functies voor event management (Titel, locatie, beschrijving, optie om te herhalen) en andere add-on functies zoals een addendum takenlijst en verschillende agenda ‘ s voor verschillende doeleinden (dat wil zeggen werk, persoonlijke, oefening, etc-U kunt kleurcode hen om onderscheid te maken tussen hen). U kunt uw agenda ook delen met anderen die Gcal ook gebruiken, waardoor het een samenwerkingstool is.
  2. Sticky Notes: Na het proberen van een groot aantal sticky notes software, ik concludeerde dat ik hou van Morun gratis Sticky Notes het meest, omdat het zo gebruiksvriendelijk en licht op de middelen. U kunt meerdere noten voor verschillende doeleinden, en differentiëren op basis van de titel van de notitie en de kleur. In elke notitie kunt u eenvoudige opmaak doen (vet, cursief, onderstrepen, lettertypekleur wijzigen). Het beste van alles, het is gratis!
  3. takenlijsten: er zijn een groot aantal grote online takenlijsten. Ik heb de meest populaire en zeer gewaardeerde lijsten hieronder vermeld. Elk van hen heeft zijn eigen positieve punten, dus zorg ervoor om ze te proberen om te zien hoe ze uit te werken voor u. Ze zijn geordend van eenvoudig naar vooruit:
    • Ta-da Lists-Minimalists ‘ type to-do list. Als je gewoon op zoek bent naar de eenvoudigste to-do lijst die er is, waar je gewoon een lijst items en check ze uit, dit is de een. Kan worden geïntegreerd met iPhone.
    • Todoist-eenvoudige interface, wordt geleverd met een agenda, kunt u hiërarchieën tussen uw taken (dat wil zeggen geprioriteerde items), samen met Gmail-integratie, mobiele toegang, herinneringen, en meer. Heeft mobiele ondersteuning ook.
    • onthoud de melk – met melk kunt u deadlines maken, taken instellen om terug te keren, prioriteit instellen bij taken, herinneringen hebben en meer. Het is geïntegreerd met gmail en gcal. Het is verkozen als de beste To-do lijst manager op Lifehacker.com. er is ook ondersteuning voor mobiele telefoons.
    • Toodledo.com -meer dan alleen Een to-do lijst, het is meer als een to-do-systeem, compleet met tagging, time tracking, doelinstelling, kalender en meer.
  4. Project Management: voor hoger niveau organisatie en management.
    • Tiddly Wiki-stel je een wiki site voor (compleet met de functionaliteit van taggen, bewerken, opslaan, zoeken) maar voor uw eigen persoonlijke gebruik om uw persoonlijke projecten te volgen. Bovendien kun je het ook van computer naar computer porteren.
    • PB Works-vergelijkbaar met Tiddly Wiki, behalve dat PB Works meer gericht is op samenwerking tussen business teams.
    • Doelen op het juiste Spoor – Online, betaalde
    • Vitalist – Online, gratis met de betaalde versie
    • Nirvana – Online, gratis
    • Denken Rock – cross-platform, gratis met de betaalde versie
    • OmniFocus – voor Mac-gebruikers, gratis

Kant-en-klare Productiviteit van de Systemen Voor U

ik begrijp je volledig tevreden met het gebruik van kant-en-klare productiviteit van de systemen, en als dat zo is kunt u kijken op de volgende. Ik heb een lijst van de beste GTD systemen zoals beoordeeld door de web gemeenschap.

  • GTD-Free
  • Nozbe
  • Vitalist
  • mijn leven georganiseerd
  • volledige lijst van andere productiviteitssoftware: GTD Tools

Hoe ziet uw Productiviteitssysteem eruit?

gebruikt u software om uw evenementen, taken en agenda te beheren? Vergeet niet dat je gereedschap bedoeld is om je te dienen, niet om je werk in te halen. Als je op enig moment voelt dat een tool niet meer met je resoneert, laat het vallen en probeer een andere aanpak. Het moet een iteratief proces zijn.

Afbeelding: Journal