Gjøremålsliste

«Hei Celes, jeg har et problem å spore opp oppgavene jeg må gjøres og tidsfrister… jeg har prøvd flere programvareløsninger, men har ikke funnet ennå en som er bra for meg. Jeg leter etter et sted hvor jeg kan holde mine notater og personlig informasjon, samt mine ærend og oppgaver sammen. Og selvfølgelig hendelsene på en kalender. Hvilke bruker du? Hvilke anbefaler du?»- Má

etter en lang periode med å prøve ut forskjellige metoder og programvare for å spore informasjonen min, fra din tradisjonelle penn og papir, arrangører/håndbøker, online gjøremålslister, klistrelapper, GTD produktivitetsprogramvare (modellert Etter David Allens Getting Things Done) og hva ikke, innså jeg at det ikke er noen størrelse som passer alle løsninger.

for eksempel, da jeg brukte tradisjonell penn og papir som min gjøremålsliste, var det lett å dumpe ut gjøremålene mine og sjekke dem av når jeg går. Men etter en stund ble det veldig rotete. Jeg ville ha flere stykker papir over hele oppgaven min, og på hvert stykke papir var det ord og skribenter sprawled over det. Det var vanskelig å holde styr på. Også, jeg måtte omskrive hver gang jeg ønsket å omstrukturere innholdet, som var kjedelig.

da jeg brukte håndholdte arrangører, var det enkelt å legge inn oppgavene i henhold til deres frister. Mitt fokus var å bare få oppgavene gjort av dagen gjort. Men det er vanskelig å se det store bildet når din eneste guide er en daglig tidsplan. Det er bra som et daglig styringssystem, men ikke for langsiktig målstyring.

Sticky notes software – Det er veldig nyttig å ha oppgaver ved å klikke på en mus, men det tar ikke lang tid før du får noen 8-10 notater rotete på skrivebordet, med store biter av informasjon på hver note. Bare rydde notene og holde styr på hva du har å gjøre blir et ork. Klistrelapper har også begrensede formateringsfunksjoner, siden de er ment mer for å lagre raske utdrag av informasjon.

så prøvde JEG GTD-programvare. Som en del av å kjøre en personlig utviklingsblogg, får jeg ofte gratis kopier av bøker og programvare for å se på bloggen min hvis jeg liker dem. JEG prøvde ET GTD-system basert På David Allens Getting Things Done. Det hjelper deg med å planlegge prosjektene dine fra konseptualisering til gjennomføring, gjennom Bruk Av Mål, Prosjekter, Oppgaver, Sjekklister, Tidsplaner og Kalender. Etter omtrent en uke med alvorlig å prøve å få det til å fungere, sluttet jeg å bruke den. Jeg hadde det vanskelig å tegne en meningsfull forskjell mellom Mål og Prosjekter, og jeg brukte mer tid på å klikke rundt og organisere tingene mine i systemet enn å virkelig få ting gjort! Jeg er sikker på at det er et fantastisk system for noen, men det fungerte bare ikke for meg.

jeg prøvde også noen online gjøremålslister. Mens de var morsomme i begynnelsen, ble det etter en stund et reelt problem å måtte logge inn, legge inn/oppdatere / slette oppgavene mine dag inn og dag ut.

Det Beste Produktivitetssystemet

det jeg fant ut av alle disse erfaringene er at det ikke er noe beste produktivitetssystem der ute for deg eller meg. Jeg har min spesifikke måte å gjøre ting på, og med hvert system jeg prøvde tidligere, følte jeg at jeg forandret meg for å få systemet til å fungere i stedet for å være virkelig produktiv med det. Hvert system fikk meg til å føle meg innestengt. DE mer komplekse GTD-systemene hadde egne læringskurver.

det beste produktivitetssystemet er et som gjør produktivitetsflyten, ikke hindrer den.

etter alle disse innså jeg at det er på tide å slutte å lete etter et one-size fits all produktivitetssystem for meg. Det eksisterer ikke. Alle av oss har våre individuelle stiler og preferanser, og å ha et system som passer alle våre behov kommer intet mindre enn å ansette en programvareutvikler for å bygge et tilpasset system for oss og oss bare. Selv da er det neppe en løsning. Ikke bare vil det koste en bombe, vi vil sannsynligvis vokse systemet når vi endrer.

Opprette Produktivitetssystemet

så da begynte jeg med mitt eget sporingsark, ved HJELP AV MS Excel / Openoffice (DET er som EN kopi AV MS Office bortsett fra at det er gratis). Det startet som en enkel liste over hva jeg trenger å gjøre, oppført av sine datoer. Over tid begynte jeg å bygge på det, legge til mål og prosjekter. Så begynte jeg å ordne dem etter prioritet innenfor målene. Snart introduserte jeg langsiktige mål i systemet.

I Dag har det utviklet seg til en full arbeidsbok med individuelle ark om fremtidige mål, månedlige mål, ukentlige mål, nøkkelprosjekter, handlingstrinn, strategier, daglige gjøremålslister, informasjon og annen diverse info. Det hjelper meg å klare mellom å se det store bildet og administrere nitty gritty. (De som leser how to create your life handbook vil vite at jeg bruker excel for min håndbok også. Dette er en annen arbeidsbok fra min livshåndbok.)

Mine Produktivitetsverktøy

jeg bruker ikke bare denne arbeidsboken alene – jeg bruker noen annen programvare som en del av produktivitetssystemet mitt, nemlig:

  1. Google Calendar (gcal) – for kalender/tidsspesifikke hendelser
  2. Morun Free Sticky Notes – Post-in notater for å lagre utdrag av informasjon jeg bruker regelmessig
  3. Penn og papir – for brainstorming, skrive ned ideer, eller bare skrive ned mine gjøremål for dagen, så jeg kan bare fokusere på dem
  4. Notisblokk-Ingenting som det enkle notepad å ta ned notater umiddelbart, deretter organisere senere.
  5. mobiltelefonen min – for å ta ned notater mens jeg er på farten. Jeg overfører dem til arbeidsboken min når jeg kommer tilbake til datamaskinen min. Jeg bruker Aktive Notater I Nokia E63 for øyeblikket, selv om en mobiltelefon vil gjøre trikset, egentlig. Bare skriv opp en sms og lagre den som et utkast.

En gang i uken og hver måned vurderer jeg produktivitetssystemet mitt og oppdaterer det med fokus for uken / måneden. Jeg fortsetter å gjøre tweaks her og der, og generelt er det et veldig robust system for mine behov. Det vil trolig fortsette å endre og utvikle seg som jeg endrer også. Det er det fine med å skape ditt eget produktivitetssystem – du reviderer det for å passe dine behov når du endrer deg.

Viktigst, det fungerer veldig bra for meg. Det er effektivt, jeg kan klikke rundt lett og få min informasjon, og jeg kan redigere med letthet. Jeg kan ikke si det samme hvis andre prøver å bruke systemet mitt. De kan bli overveldet med mengden informasjon, eller det kan være for komplisert for deres forståelse. Og det er derfor det er ingen one-size fits all løsning.

I Dag fortsetter jeg å få forespørsler om å prøve produktivitetsprogrammer, men jeg gjør det ikke lenger, da jeg allerede har funnet det beste produktivitetssystemet for meg selv. Av samme grunn anbefaler jeg deg å lage ditt eget system, da ingenting passer dine behov bedre enn noe du lager selv.

Lag Ditt Eget Produktivitetssystem

min anbefaling er å bygge ditt eget system, Via Excel / Open Office, tekstbehandler, tradisjonelle arrangører eller et annet verktøy. Det trenger ikke å være excel, men jeg anbefaler det siden det allerede er bygget for å samle inn og organisere store mengder informasjon på en systematisk måte. Det er intuitivt og lett å tilpasse også. Du må kanskje eksperimentere med annen programvare for å finne ut hva som fungerer for deg. Det kan ta litt tid, men når du finner riktig verktøy for deg, blir det veldig enkelt når du bruker det til å forbedre arbeidsflyten.

Programvare Du Kan Bruke Til Å Lage Ditt Produktivitetssystem

  • MS Office (jeg bruker Excel)
  • Åpne Office
  • Google Dokumenter
  • Zoho

Produktivitetsverktøy

selvfølgelig, hvis du har ikke mye erfaring med å bruke produktivitetssystemer/programvare, Det Er Bedre For Deg Å Prøve Med Forskjellige Systemer, slik at du får en følelse av hva som fungerer for deg og hva som ikke gjør det, før DU begynner Å LAGE ditt eget produktivitetssystem. Her er noen gode verktøy for å starte med:

  1. Kalender: Google kalender er det beste kalenderalternativet der ute. Den har grunnleggende kalenderfunksjoner for hendelseshåndtering (tittel, plassering, beskrivelse, mulighet til å gjenta) og andre tilleggsfunksjoner som en tilleggsoppgaveliste og forskjellige kalendere til forskjellige formål (Dvs.Arbeid, Personlig, Trening, etc-du kan fargekode dem for å skille mellom dem). Du kan også dele kalenderen med andre som bruker Gcal også, noe som gjør det til et samarbeidsverktøy.
  2. Klistrelapper: Etter å ha prøvd et godt antall sticky notes-programvare, konkluderte jeg med at Jeg elsker Morun Free Sticky Notes mest fordi det er så brukervennlig og lett på ressurser. Du kan ha flere notater for ulike formål, og skille basert på notatet tittelen og fargen. Innenfor hvert notat kan du gjøre enkel formatering (fet, kursiv, understreke, endre skriftfarge). Best av alt, det er gratis!
  3. Gjøremålslister: Det er ganske mange flotte online gjøremålslister. Jeg har listet opp de mest populære og høyt rangerte listene nedenfor. Hver av dem har sine egne positive poeng, så vær sikker på å prøve dem for å se hvordan de trener for deg. De er bestilt fra enkle til forhånd:
    • Ta-Da Lister-Minimalists ‘ type gjøremålsliste. Hvis du bare er ute etter den enkleste to-do liste det er, hvor du bare liste elementer og sjekke dem av, dette er en. Kan integreres med iPhone.
    • Todoist-Enkelt grensesnitt, kommer med en kalender, lar deg lage hierarkier mellom oppgavene dine (dvs. prioriterte elementer), sammen med gmail-integrasjon, mobiltilgang, påminnelser og mer. Har også mobil støtte.
    • Husk Melken-Med Melk kan Du opprette tidsfrister, angi oppgaver som skal gjentas, angi prioritet blant oppgaver, ha påminnelser og mer. Den er integrert med gmail og gcal. Det har blitt kåret som den beste to-do list manager på Lifehacker.com. det er også mobiltelefonstøtte.
    • Toodledo.com – Mer enn bare en to-do liste, er det mer som en to-do system, komplett med tagging, tid sporing, målsetting, kalender og mer.
  4. Prosjektledelse: for høyere nivå organisasjon og ledelse.
    • Tiddly Wiki – Tenk deg et wiki-nettsted (komplett med funksjonaliteten til merking, redigering, lagring, søking), men for din egen personlige bruk for å spore dine personlige prosjekter. Hva mer, du får også port den fra datamaskin til datamaskin.
    • PB Works-Ligner Tiddly Wiki, bortsett FRA AT PB Works er mer rettet mot forretningsteamsamarbeid.
    • Mål på Sporet – Online, betalt
    • Vitalist-Online, gratis med betalt versjon
    • Nirvana-online, gratis
    • Tenker Rock-cross-platform, gratis med betalt versjon
    • omnifocus-kun For Mac-brukere, gratis

Ferdige Produktivitetssystemer for deg

jeg gjenkjenner at noen av dere kan være fullt tilfreds med å bruke ferdige produktivitetssystemer, og i så fall kan du sjekke ut følgende. Jeg har oppført de beste GTD-systemene som vurdert av nettsamfunnet.

  • GTD-Free
  • Nozbe
  • Vitalist
  • Mitt Liv Organisert
  • Full liste over annen produktivitetsprogramvare: GTD Tools

Hva Er Ditt Produktivitetssystem Som?

bruker du programvare til å administrere hendelser, oppgaver og kalender? Husk at verktøyene dine er ment å tjene deg, ikke å overta arbeidet ditt. Hvis du på noe tidspunkt føler at et verktøy ikke resonerer med deg lenger, slipp det og prøv en annen tilnærming. Det er ment å være en iterativ prosess.

Bilde: Tidsskrift