Lista delle cose da fare

“Ciao Celes, ho un problema nel rintracciare i compiti che ho bisogno di essere fatto e le scadenze deadlines Ho provato diverse soluzioni software ma non ne ho ancora trovata una che mi fa bene. Sto cercando un posto dove posso tenere i miei appunti e informazioni personali, così come le mie commissioni e compiti insieme. E naturalmente gli eventi su un calendario. Quali usi? Quali consigli?”- Mário

Dopo un lungo periodo di provare diversi metodi e software per tenere traccia delle mie informazioni, dalla tua carta e penna tradizionale, organizzatori / manuali, elenchi di cose da fare online, note adesive, software di produttività GTD (modellato su David Allen’s Getting Things Done) e cosa no, ho capito che non c’è una soluzione adatta a tutte le dimensioni.

Ad esempio, quando stavo usando carta e penna tradizionali come lista di cose da fare, era facile scaricare i miei oggetti da fare e controllarli mentre vado avanti. Ma dopo un po ‘ è diventato molto disordinato. Avrei più pezzi di carta in tutto il mio compito, e su ogni pezzo di carta c’erano parole e scarabocchi sparsi su di esso. E ‘ stato difficile tenere traccia. Inoltre, ho dovuto riscrivere ogni volta che volevo ristrutturare il contenuto, il che era noioso.

Quando stavo usando gli organizzatori portatili, era facile inserire i compiti in base alle loro scadenze. Il mio obiettivo era quello di ottenere solo i compiti del giorno fatto. Tuttavia è difficile vedere il quadro generale quando la tua unica guida è un programma giornaliero. È buono come un sistema di gestione giorno per giorno, ma non per la gestione degli obiettivi a lungo termine.

Sticky notes software-E ‘ molto utile avere compiti con un clic del mouse, ma non ci vuole molto prima di ottenere alcuni 8-10 note ingombra sul desktop, con enormi blocchi di informazioni su ogni nota. Mettere in ordine le note e tenere traccia di ciò che devi fare diventa un lavoro di routine. Inoltre, le note adesive hanno funzioni di formattazione limitate poiché sono destinate più a memorizzare frammenti rapidi di informazioni.

Poi ho provato il software GTD. Come parte della gestione di un blog di sviluppo personale, spesso ottengo copie gratuite di libri e software da rivedere sul mio blog se mi piacciono. Ho provato un sistema GTD basato su David Allen per fare le cose. Ti aiuta a pianificare i tuoi progetti dalla concettualizzazione all’esecuzione, attraverso l’uso di Obiettivi, progetti, attività, liste di controllo, orari e calendario. Dopo circa una settimana di seriamente cercando di farlo funzionare, ho smesso di usarlo. Ho avuto difficoltà a disegnare una differenza significativa tra obiettivi e Progetti, e ho passato più tempo a fare clic e organizzare le mie cose nel sistema che a fare davvero le cose! Sono sicuro che è un sistema fantastico per alcuni, ma non ha funzionato per me.

Ho anche provato alcune liste di cose da fare online. Mentre erano divertenti all’inizio, dopo un po ‘ è diventato un vero problema dover accedere, inserire/aggiornare/eliminare le mie attività giorno dopo giorno.

Il miglior sistema di produttività

Quello che ho scoperto da tutte queste esperienze è che non esiste un sistema di produttività migliore là fuori per te o me. Ho il mio modo specifico di fare le cose, e con ogni sistema che ho provato in passato, sentivo che stavo cambiando me stesso per far funzionare il sistema piuttosto che essere veramente produttivo con esso. Ogni sistema mi ha fatto sentire in scatola. I sistemi GTD più complessi avevano curve di apprendimento proprie.

Il miglior sistema di produttività è quello che rende il flusso di produttività, non ostacolarlo.

Dopo tutti questi, mi sono reso conto che è il momento di smettere di cercare un one-size fits all sistema di produttività per me. Non esiste. Tutti noi abbiamo i nostri stili e preferenze individuali, e per avere un sistema che si adatta a tutte le nostre esigenze arriva a dir poco l’assunzione di uno sviluppatore di software per costruire un sistema personalizzato per noi e solo noi. Anche allora, non è certo una soluzione. Non solo costerà una bomba, probabilmente supereremo il sistema man mano che cambiamo.

Creazione del mio sistema di produttività

Quindi, ho iniziato con il mio foglio di monitoraggio, usando MS Excel / Openoffice (è come una replica di MS Office tranne che è gratuito). E ” iniziato come un semplice elenco di ciò che ho bisogno di fare, elencati per le loro date. Nel corso del tempo ho iniziato a costruire su di esso, aggiungendo obiettivi e progetti. Poi ho iniziato a organizzarli per priorità all’interno degli obiettivi. Presto, ho introdotto obiettivi a lungo termine nel sistema.

Oggi si è evoluto in una cartella di lavoro completa con fogli individuali su obiettivi futuri, obiettivi mensili, obiettivi settimanali, progetti chiave, passi d’azione, strategie, elenchi giornalieri di cose da fare, informazioni e altre informazioni varie. Mi aiuta a gestire tra vedere il quadro generale e gestire il nocciolo duro. (Coloro che leggono come creare il tuo manuale di vita sapranno che uso Excel anche per il mio manuale. Questa è una cartella di lavoro diversa dal mio manuale di vita.)

I miei strumenti di produttività aggiuntivi

Non uso solo questa cartella di lavoro da solo-uso alcuni altri software come parte del mio sistema di produttività, vale a dire:

  1. Google Calendar (gcal) – Per la data/ora di specifici eventi
  2. Morun Gratis Sticky Notes – Post-note per memorizzare frammenti di informazioni che uso regolarmente
  3. carta e Penna – Per il brainstorming, la scrittura giù le idee, o semplicemente scrivere la mia to-do per il giorno, così posso concentrarmi su di loro
  4. blocco note, Nulla di più semplice blocco note per prendere appunti immediatamente, quindi organizzare in seguito.
  5. Il mio cellulare – Per prendere appunti mentre sono in viaggio. Li trasferisco nella mia cartella di lavoro quando torno al mio computer. Sto usando Active Notes in Nokia E63 al momento, anche se qualsiasi telefono cellulare farà il trucco, davvero. Basta digitare un sms e salvarlo come bozza.

Una volta ogni settimana e ogni mese, rivedo il mio sistema di produttività e lo aggiorno con la mia attenzione per la settimana/mese. Continuo a fare modifiche qua e là, e nel complesso è un sistema molto robusto per le mie esigenze. Probabilmente continuerà a cambiare ed evolversi man mano che cambio anch’io. Questo è il bello di creare il proprio sistema di produttività-si rivedere per soddisfare le vostre esigenze, come si cambia.

Soprattutto, funziona molto bene per me. È efficace, posso fare clic facilmente e ottenere le mie informazioni e posso modificare con facilità. Non posso dire lo stesso se altri cercano di usare il mio sistema. Potrebbero essere sopraffatti dalla quantità di informazioni, o potrebbe essere troppo complesso per la loro comprensione. Ed è per questo che non esiste una soluzione adatta a tutti.

Al giorno d’oggi continuo a ricevere richieste per provare applicazioni di produttività, ma non lo faccio più perché ho già trovato il miglior sistema di produttività per me stesso. Per lo stesso motivo, vi consiglio di creare il proprio sistema come nulla si adatta alle vostre esigenze meglio di qualcosa che si crea da soli.

Crea il tuo sistema di produttività

La mia raccomandazione è quella di costruire il proprio sistema, tramite Excel / Open Office, word processor, organizzatori tradizionali, o qualche altro strumento. Non deve essere excel, anche se lo consiglio vivamente poiché è già stato creato per raccogliere e organizzare grandi quantità di informazioni in modo sistematico. E ‘ intuitivo e altamente personalizzabile troppo. Potrebbe essere necessario sperimentare con diversi software per trovare ciò che funziona per voi. Potrebbe richiedere un periodo di tempo, ma una volta trovato lo strumento giusto per te, diventa davvero semplice mentre lo usi per migliorare il tuo flusso di lavoro.

Software che È Possibile Utilizzare Per Creare la Vostra Produttività di Sistema

  • MS Office (uso Excel)
  • Open Office
  • Google Documenti
  • Zoho

Strumenti di Produttività

certo, se non hai molta esperienza nell’uso di produttività, sistemi, software, e ‘ meglio per voi di provare in giro con sistemi diversi per ottenere un senso di ciò che funziona per voi e cosa no, prima di iniziare a creare la propria produttività di sistema. Ecco alcuni buoni strumenti per iniziare con:

  1. Calendario: Google Calendar è la migliore opzione di calendario là fuori. Ha funzioni di calendario di base per la gestione degli eventi (titolo, posizione, descrizione, possibilità di ripetere) e altre funzioni aggiuntive come un addendum task-list e calendari diversi per scopi diversi (cioè Lavoro, personale, esercizio fisico, ecc-è possibile colorarli codice per distinguere tra loro). Puoi anche condividere il tuo calendario con altri che usano anche Gcal, rendendolo uno strumento collaborativo.
  2. Note adesive: Dopo aver provato un buon numero di software sticky notes, ho concluso che amo Morun Free Sticky Notes di più perché è così facile da usare e leggero sulle risorse. È possibile avere più note per scopi diversi, e differenziare in base al titolo della nota e il colore. All’interno di ogni nota, si può fare semplice formattazione (grassetto, corsivo, sottolineato, cambiare il colore del carattere). Meglio di tutti, è gratis!
  3. To-Do Lists: Ci sono un certo numero di grandi liste di cose da fare online. Ho elencato le liste più popolari e molto votati di seguito. Ognuno di loro ha i suoi punti positivi, quindi assicurati di provarli per vedere come funzionano per te. Sono ordinati dal semplice all’avanzamento:
    • Ta-da Lists – Il tipo di lista delle cose da fare dei minimalisti. Se stai solo cercando la lista delle cose da fare più semplice che ci sia, dove elenchi gli elementi e li controlli, questo è quello. Può essere integrato con iPhone.
    • Todoist-Interfaccia semplice, viene fornito con un calendario, consente di creare gerarchie tra le attività (cioè elementi prioritari), insieme con l’integrazione di Gmail, accesso mobile, promemoria, e altro ancora. Ha anche il supporto mobile.
    • Ricorda il latte-Con il latte, è possibile creare scadenze, impostare attività da ripetere, impostare la priorità tra le attività, avere promemoria e altro ancora. E ‘ integrato con gmail e gcal. E ‘ stato votato come il miglior to-do list manager su Lifehacker.com. C’è anche il supporto del telefono mobile.
    • Toodledo.com -Più di una semplice lista di cose da fare, è più simile a un sistema di cose da fare, completo di tagging, monitoraggio del tempo, impostazione degli obiettivi, calendario e altro ancora.
  4. Project Management: Per l’organizzazione e la gestione di livello superiore.
    • Tiddly Wiki – Immagina un sito wiki (completo della funzionalità di tagging, modifica, salvataggio, ricerca) ma per il tuo uso personale per monitorare i tuoi progetti personali. Cosa c’è di più, si arriva anche a portarlo da computer a computer.
    • PB Works-Simile a Tiddly Wiki, tranne PB Works è più orientata verso la collaborazione del team aziendale.
    • Obiettivi su Pista – Online, pagato
    • Vitalist – Online, gratuito con la versione a pagamento
    • Nirvana – Online, gratuitamente
    • Pensare Rock – cross-piattaforma, gratis con la versione a pagamento
    • OmniFocus – per gli utenti Mac, gratuiti

Già pronta la Produttività dei Sistemi Per Voi

riconosco alcuni di voi potrebbero essere completamente soddisfatta con l’utilizzo di ready made produttività dei sistemi, e se è così è possibile controllare i seguenti. Ho elencato i migliori sistemi GTD come valutato dalla comunità web.

  • GTD-Free
  • Nozbe
  • Vitalist
  • La mia vita organizzata
  • Elenco completo di altri software di produttività: GTD Tools

Qual è il tuo sistema di produttività come?

Utilizzi un software per gestire eventi, attività e calendario? Ricorda, i tuoi strumenti sono pensati per servirti, non per superare il tuo lavoro. Se in qualsiasi momento senti che uno strumento non risuona più con te, rilascialo e prova un approccio diverso. È pensato per essere un processo iterativo.

Immagine: Diario