Liste de choses à faire

 » Bonjour Celes, j’ai un problème pour trouver les tâches à effectuer et les délais deadlines j’ai essayé plusieurs solutions logicielles mais je n’en ai pas encore trouvé une qui me convient. Je cherche un endroit où je peux garder mes notes et mes informations personnelles ainsi que mes courses et mes tâches ensemble. Et bien sûr les événements sur un calendrier. Lesquels utilisez-vous? Lesquels recommandez-vous ?– – Mário

Après une longue période d’essai de différentes méthodes et logiciels pour suivre mes informations, à partir de votre stylo et de votre papier traditionnels, des organisateurs / manuels, des listes de tâches en ligne, des notes autocollantes, un logiciel de productivité GTD (inspiré de Getting Things Done de David Allen) et ce qui ne l’est pas, j’ai réalisé qu’il n’y avait pas de solution unique.

Par exemple, lorsque j’utilisais un stylo et du papier traditionnels comme liste de tâches, il était facile de vider mes tâches et de les cocher au fur et à mesure. Mais après un certain temps, c’est devenu très désordonné. J’avais plusieurs morceaux de papier partout dans ma tâche, et sur chaque morceau de papier il y avait des mots et des gribouillis étalés partout. C’était difficile de suivre. De plus, j’ai dû réécrire chaque fois que je voulais restructurer le contenu, ce qui était fastidieux.

Lorsque j’utilisais des organisateurs portatifs, il était facile de saisir les tâches en fonction de leurs délais. Mon objectif était de faire les tâches de la journée. Cependant, il est difficile de voir la situation dans son ensemble lorsque votre seul guide est un horaire quotidien. C’est bon comme système de gestion au jour le jour, mais pas pour la gestion des objectifs à long terme.

Logiciel de notes autocollantes – Il est très utile d’avoir des tâches en un clic de souris, mais il ne faut pas longtemps avant que vous obteniez des notes 8-10 encombrées sur votre bureau, avec d’énormes morceaux d’informations sur chaque note. Ranger les notes et suivre ce que vous avez à faire devient une corvée. En outre, les notes autocollantes ont des fonctions de formatage limitées car elles sont davantage destinées à stocker des extraits rapides d’informations.

Ensuite, j’ai essayé le logiciel GTD. Dans le cadre de la gestion d’un blog de développement personnel, je reçois souvent des copies gratuites de livres et de logiciels à revoir sur mon blog si je les aime. J’ai essayé un système GTD basé sur le travail de David Allen. Il vous aide à planifier vos projets de la conceptualisation à l’exécution, en utilisant des Objectifs, des Projets, des Tâches, des Listes de contrôle, des calendriers et des Calendriers. Après environ une semaine à essayer sérieusement de le faire fonctionner, j’ai cessé de l’utiliser. J’ai eu du mal à faire une différence significative entre les objectifs et les projets, et j’ai passé plus de temps à cliquer et à organiser mes affaires dans le système qu’à vraiment faire avancer les choses! Je suis sûr que c’est un système fantastique pour certains, mais cela n’a tout simplement pas fonctionné pour moi.

J’ai également essayé des listes de tâches en ligne. Alors qu’ils étaient amusants au début, après un certain temps, c’est devenu un vrai problème de devoir se connecter, saisir / mettre à jour / supprimer mes tâches jour après jour.

Le Meilleur Système de productivité

Ce que j’ai découvert de toutes ces expériences, c’est qu’il n’y a pas de meilleur système de productivité pour vous ou moi. J’ai ma façon spécifique de faire les choses, et avec chaque système que j’ai essayé dans le passé, je sentais que je me changeais pour que le système fonctionne plutôt que d’être vraiment productif avec lui. Chaque système m’a fait me sentir enfermé dans une boîte. Les systèmes GTD plus complexes avaient leurs propres courbes d’apprentissage.

Le meilleur système de productivité est celui qui rend votre productivité fluide, pas l’obstrue.

Après tout cela, j’ai réalisé qu’il était temps d’arrêter de chercher un système de productivité unique pour moi. Ça n’existe pas. Nous avons tous nos styles et préférences individuels, et pour avoir un système qui répond à tous nos besoins, il suffit d’embaucher un développeur de logiciels pour créer un système personnalisé pour nous et nous uniquement. Même alors, ce n’est guère une solution. Non seulement cela coûtera une bombe, mais nous dépasserons probablement le système à mesure que nous changerons.

Création de Mon Système de productivité

Alors, j’ai commencé avec ma propre feuille de suivi, en utilisant MS Excel / Openoffice (c’est comme une réplique de MS Office sauf que c’est gratuit). Cela a commencé comme une simple liste de ce que je dois faire, listée par leurs dates. Au fil du temps, j’ai commencé à construire dessus, en ajoutant des objectifs et des projets. Ensuite, j’ai commencé à les organiser par priorité dans les objectifs. Bientôt, j’ai introduit des objectifs à long terme dans le système.

Aujourd’hui, il est devenu un classeur complet avec des feuilles individuelles sur les objectifs futurs, les objectifs mensuels, les objectifs hebdomadaires, les projets clés, les étapes d’action, les stratégies, les listes de tâches quotidiennes, des informations et d’autres informations diverses. Cela m’aide à gérer entre voir la vue d’ensemble et gérer le gros du travail. (Ceux qui liront comment créer votre manuel de vie sauront que j’utilise également Excel pour mon manuel. Ceci est un classeur différent de mon manuel de vie.)

Mes outils de productivité complémentaires

Je n’utilise pas seulement ce classeur seul – j’utilise quelques autres logiciels dans le cadre de mon système de productivité, à savoir:

  1. Google Agenda (gcal) – Pour les événements spécifiques au calendrier / à l’heure
  2. Morun Free Sticky Notes – Notes post-in pour stocker des extraits d’informations que j’utilise régulièrement
  3. Stylo et papier – Pour le brainstorming, écrire des idées ou simplement écrire mes choses à faire pour la journée afin que je puisse simplement me concentrer sur eux
  4. Bloc-notes – Rien de tel que le bloc-notes simple pour prendre des notes immédiatement, puis organiser plus tard.
  5. Mon téléphone portable – Pour prendre des notes pendant que je suis en déplacement. Je les transfère dans mon classeur lorsque je reviens sur mon ordinateur. J’utilise des notes actives dans Nokia E63 pour le moment, bien que n’importe quel téléphone mobile fasse l’affaire, vraiment. Il suffit de taper un SMS et de l’enregistrer sous forme de brouillon.

Une fois par semaine et chaque mois, je revois mon système de productivité et le mets à jour avec mon focus pour la semaine/mois. Je continue à faire des ajustements ici et là, et dans l’ensemble, c’est un système très robuste pour mes besoins. Cela continuera probablement à changer et à évoluer à mesure que je change aussi. C’est la beauté de créer votre propre système de productivité – vous le révisez pour répondre à vos besoins au fur et à mesure que vous changez.

Plus important encore, cela fonctionne très bien pour moi. C’est efficace, je peux cliquer facilement et obtenir mes informations, et je peux les modifier facilement. Je ne peux pas en dire autant si d’autres essaient d’utiliser mon système. Ils pourraient être submergés par la quantité d’informations, ou cela pourrait être trop complexe pour leur compréhension. Et c’est pourquoi il n’existe pas de solution unique pour tous.

De nos jours, je continue à recevoir des demandes pour essayer des applications de productivité, mais je ne le fais plus car j’ai déjà trouvé le meilleur système de productivité pour moi-même. Pour cette même raison, je vous recommande de créer votre propre système car rien ne répondra mieux à vos besoins que quelque chose que vous créez vous-même.

Créez votre Propre Système de productivité

Ma recommandation est de créer votre propre système, via Excel / Open Office, traitement de texte, organisateurs traditionnels ou tout autre outil. Il n’a pas besoin d’être excel, bien que je le recommande fortement car il est déjà conçu pour collecter et organiser de grandes quantités d’informations de manière systématique. Il est également intuitif et hautement personnalisable. Vous devrez peut-être expérimenter avec différents logiciels pour trouver ce qui fonctionne pour vous. Cela peut prendre un certain temps, mais une fois que vous avez trouvé le bon outil pour vous, cela devient très simple car vous l’utilisez pour améliorer votre flux de travail.

Logiciels Que Vous Pouvez Utiliser Pour Créer Votre Système De Productivité

  • MS Office (J’utilise Excel)
  • Open Office
  • Google Documents
  • Zoho

Outils De Productivité

Bien sûr, si vous n’avez pas beaucoup d’expérience dans l’utilisation de systèmes / logiciels de productivité, il est préférable que vous essayiez différents systèmes pour avoir une idée de ce qui fonctionne pour vous et de ce qui ne fonctionne pas, avant de commencer à créer votre propre système de productivité. Voici quelques bons outils pour commencer:

  1. Calendrier: Google Agenda est la meilleure option de calendrier disponible. Il dispose de fonctions de calendrier de base pour la gestion des événements (titre, emplacement, description, option à répéter) et d’autres fonctions complémentaires comme une liste de tâches addendum et différents calendriers à des fins différentes (Travail, Personnel, Exercice, etc. – vous pouvez les coder par couleur pour les distinguer). Vous pouvez également partager votre calendrier avec d’autres utilisateurs de Gcal, ce qui en fait un outil collaboratif.
  2. Notes autocollantes: Après avoir essayé un bon nombre de logiciels de notes autocollantes, j’ai conclu que j’aime le plus les notes autocollantes gratuites de Morun parce qu’elles sont si conviviales et légères sur les ressources. Vous pouvez avoir plusieurs notes à des fins différentes et les différencier en fonction du titre de la note et de la couleur. Dans chaque note, vous pouvez effectuer un formatage simple (gras, italique, souligné, changer la couleur de la police). Le meilleur de tous, c’est gratuit!
  3. Listes de tâches: Il existe de nombreuses listes de tâches en ligne. J’ai énuméré les listes les plus populaires et les mieux notées ci-dessous. Chacun d’eux a ses propres points positifs, alors assurez-vous de les essayer pour voir comment ils fonctionnent pour vous. Ils sont ordonnés de simples à avancer:
    • Listes Ta-da – Type de liste de choses à faire des minimalistes. Si vous cherchez simplement la liste de choses à faire la plus simple qui soit, où vous ne faites que lister les éléments et les cocher, c’est celle-ci. Peut être intégré à l’iPhone.
    • Todoist – Interface simple, livrée avec un calendrier, vous permet de créer des hiérarchies entre vos tâches (c’est-à-dire des éléments prioritaires), ainsi que l’intégration de gmail, l’accès mobile, les rappels, etc. A également un support mobile.
    • Rappelez-vous le lait – Avec le lait, vous pouvez créer des délais, définir des tâches à répéter, définir une priorité parmi les tâches, avoir des rappels et plus encore. Il est intégré à gmail et gcal. Il a été élu meilleur gestionnaire de liste de choses à faire sur Lifehacker.com . Il y a aussi un support téléphonique mobile.
    • Toodledo.com – Plus qu’une simple liste de tâches, c’est plus comme un système de tâches, complet avec marquage, suivi du temps, définition d’objectifs, calendrier et plus encore.
  4. Gestion de projet: Pour l’organisation et la gestion de niveau supérieur.
    • Tiddly Wiki – Imaginez un site wiki (complet avec la fonctionnalité de marquage, d’édition, d’enregistrement, de recherche) mais pour votre propre usage personnel pour suivre vos projets personnels. De plus, vous pouvez également le porter d’un ordinateur à l’autre.
    • PB Works – Similaire à Tiddly Wiki, sauf que PB Works est plus orienté vers la collaboration d’équipe commerciale.
    • Goals on Track – En ligne, payant
    • Vitalist – En ligne, gratuit avec la version payante
    • Nirvana – En ligne, gratuit
    • Thinking Rock – multiplateforme, gratuit avec la version payante
    • OmniFocus – pour les utilisateurs Mac uniquement, gratuit

Systèmes de productivité prêts à l’emploi Pour vous

Je reconnais que certains d’entre vous peuvent être entièrement satisfaits de l’utilisation de systèmes de productivité prêts à l’emploi, et si c’est le cas, vous pouvez consulter ce qui suit. J’ai répertorié les meilleurs systèmes GTD évalués par la communauté Web.

  • GTD-Free
  • Nozbe
  • Vitalist
  • Ma Vie organisée
  • Liste complète des autres logiciels de productivité: Outils GTD

À Quoi Ressemble Votre Système de productivité?

Utilisez-vous un logiciel pour gérer vos événements, vos tâches et votre calendrier ? N’oubliez pas que vos outils sont destinés à vous servir, pas à dépasser votre travail. Si à un moment donné vous sentez qu’un outil ne résonne plus avec vous, abandonnez-le et essayez une approche différente. C’est censé être un processus itératif.

Image: Journal