tehtävälista

”Hei Celes, minulla on ongelma jäljittää tehtäviä minun täytyy tehdä ja määräajat … olen yrittänyt useita ohjelmistoratkaisuja, mutta ei ole löytänyt vielä yksi, joka on hyvä minulle. Etsin paikkaa, jossa voin pitää muistiinpanoni ja henkilökohtaiset tietoni sekä asiani ja tehtäväni yhdessä. Ja tietysti tapahtumat kalenterissa. Mitä niistä käytät? Mitä suosittelet?– – Mário

kokeiltuani pitkään erilaisia menetelmiä ja ohjelmistoja tietojeni seuraamiseen perinteisestä kynästä ja paperista, järjestäjistä / käsikirjoista, online-tehtävälistoista, muistilapuista, GTD-tuottavuusohjelmistosta (mallinnettu David Allenin hommien tekemisen jälkeen) ja mitä ei, tajusin, ettei ole olemassa yhtä kokoista ratkaisua.

esimerkiksi silloin, kun käytin tehtävälistanani perinteistä kynää ja paperia, oli helppo dumpata tehtävälistani pois ja tarkistaa ne mennessäni eteenpäin. Mutta jonkin ajan kuluttua siitä tuli hyvin sotkuista. Minulla oli useita paperinpaloja joka puolella tehtävääni, ja jokaisella paperinpalalla oli sanoja ja raapustuksia joka puolella sitä. Oli vaikea pitää kirjaa. Lisäksi jouduin kirjoittamaan uudelleen joka kerta, kun halusin uudistaa sisältöä, mikä oli työlästä.

kun käytin käsikäyttöisiä järjestäjiä, oli helppo syöttää tehtävät niiden määräaikojen mukaan. Keskityin siihen, että saan päivän tehtävät hoidettua. On kuitenkin vaikea nähdä kokonaiskuvaa, kun ainoa opas on päivittäinen aikataulu. Se on hyvä päivittäisenä johtamisjärjestelmänä, mutta ei pitkäjänteisenä tavoitteenhallintana.

Sticky notes – ohjelmisto-on erittäin hyödyllistä, että tehtäviä on hiiren klikkauksella, mutta ei kestä kauan, ennen kuin saat työpöydällesi 8-10 muistilappua, joissa on valtava määrä tietoa jokaisesta nuotista. Pelkkä muistiinpanojen siistiminen ja sen seuraaminen, mitä on tehtävä, on työlästä. Myös muistilapuilla on rajoitetut muotoilutoiminnot, koska ne on tarkoitettu pikatietojen tallentamiseen.

sitten yritin GTD ohjelmisto. Osana käynnissä henkilökohtainen kehitysblogi, saan usein ilmaisia kopioita kirjoja ja ohjelmistoja tarkistaa blogissani, jos pidän niistä. Kokeilin GTD-järjestelmää, joka perustuu David Allenin hommiin. Se auttaa sinua suunnittelemaan projektisi konseptoinnista toteutukseen käyttämällä tavoitteita, projekteja, tehtäviä, tarkistuslistoja, aikatauluja ja kalenteria. Yritettyäni noin viikon hartaasti saada sitä toimimaan, lopetin sen käytön. Minun oli vaikea tehdä mielekästä eroa tavoitteiden ja projektien välillä, ja käytin enemmän aikaa klikkailuun ja asioiden järjestämiseen järjestelmässä kuin asioiden hoitamiseen! Se on varmasti joillekin fantastinen systeemi, mutta se ei vain toiminut minulle.

kokeilin myös joitakin netin tehtävälistoja. Vaikka ne olivat alussa Hauskoja, jonkin ajan kuluttua siitä tuli todellinen vaiva joutua kirjautumaan, syöttämään/päivittämään/poistamaan tehtäväni päivittäin.

paras Tuottavuusjärjestelmä

kaikista näistä kokemuksista sain selville, ettei ole olemassa yhtä parasta tuottavuusjärjestelmää sinulle tai minulle. Minulla on oma erityinen tapa tehdä asioita, ja jokaisen järjestelmän yritin aiemmin, tunsin muuttamassa itseäni, jotta järjestelmä toimisi sen sijaan, että olisi todella tuottava sen kanssa. Jokainen järjestelmä sai minut tuntemaan itseni ahtaalle. Monimutkaisemmissa GTD-järjestelmissä oli omat oppimiskäyränsä.

paras tuottavuusjärjestelmä on sellainen, joka saa tuottavuutesi virtaamaan, ei estä sitä.

kaikkien näiden jälkeen tajusin, että on aika lopettaa yhden koon tuottavuusjärjestelmän etsiminen minulle. Sitä ei ole olemassa. Meillä kaikilla on yksilölliset tyylimme ja mieltymyksemme, ja jos haluamme järjestelmän, joka sopii kaikkiin tarpeisiimme, palkkaamme ohjelmistokehittäjän rakentamaan räätälöidyn järjestelmän vain meille. Silloinkaan se ei ole ratkaisu. Sen lisäksi, että se maksaa pommin, me luultavasti kasvamme ulos järjestelmästä, kun muutumme.

Tuottavuusjärjestelmäni luominen

niin sitten aloitin omalla seurantalevylläni käyttäen MS Exceliä / OpenOfficea (se on kuin kopio MS Officesta, paitsi että se on ilmainen). Se alkoi yksinkertainen lista siitä, mitä minun täytyy tehdä, lueteltu niiden päivämäärät. Ajan myötä aloin rakentaa sitä, lisätä tavoitteita ja projekteja. Sitten aloin järjestää niitä Prioriteetin mukaan tavoitteiden sisällä. Pian toin järjestelmään pitkän tähtäimen tavoitteita.

nykyään siitä on kehittynyt täysi työkirja, jossa on yksittäisiä tiedotteita tulevista tavoitteista, kuukausittaisista tavoitteista, viikkotavoitteista, kärkihankkeista, toiminnan vaiheista, strategioista, päivittäisistä tehtävälistoista, tiedoista ja muista sekalaisista tiedoista. Se auttaa minua pärjäämään kokonaiskuvan näkemisen ja pikkujutun välillä. (Ne, jotka lukevat miten luoda elämäsi käsikirja tietää, että käytän excel minun käsikirja liian. Tämä on eri työkirja kuin elämäni käsikirja.)

Add-on Productivity Tools

I don ’ t use just this workbook alone – I use a few other software as part of my productivity system, nimittäin:

  1. Google Calendar (Gcal) – kalenteriin/aikakohtaisiin tapahtumiin
  2. Morun Free Sticky Notes – Post-in notes to store pätkiä tietoja käytän säännöllisesti
  3. kynää ja paperia – aivoriihiin, ideoiden kirjoittamiseen tai yksinkertaisesti päivän tehtävieni kirjoittamiseen, jotta voin vain keskittyä niihin
  4. Notepad-Nothing like the simple notepad ottaa muistiinpanoja heti, sitten järjestää myöhemmin.
  5. kännykkä – muistiinpanojen tekemiseen kun olen liikkeellä. Siirrän ne työkirjaani, kun palaan tietokoneelleni. Käytän aktiivisia muistiinpanoja Nokia E63: ssa tällä hetkellä, vaikka mikä tahansa matkapuhelin tepsii, oikeasti. Kirjoita tekstiviesti ja tallenna se luonnoksena.

käyn kerran viikossa ja joka kuukausi läpi tuottavuusjärjestelmäni ja päivitän sen viikon/kuukauden fokuksellani. Jatkan tehdä hienosäädön siellä täällä, ja kaiken kaikkiaan se on erittäin vankka järjestelmä tarpeisiini. Se luultavasti jatkaa muuttumistaan ja kehittymistään, kun minäkin muutun. Se on oman tuottavuusjärjestelmän luomisen kauneus-sitä muokataan tarpeidesi mukaiseksi sitä mukaa kuin muutut.

mikä tärkeintä, se toimii minulle erittäin hyvin. Se on tehokas, voin klikata ympäri helposti ja saada tietoni, ja voin muokata helposti. En voi sanoa samaa, jos muut yrittävät käyttää järjestelmääni. He saattavat hukkua tiedon määrään, tai se voi olla liian monimutkaista heidän käsitykselleen. Ja siksi ei ole olemassa yhden koon ratkaisu.

nykyään saan edelleen pyyntöjä kokeilla tuottavuussovelluksia, mutta en tee sitä enää, koska olen jo löytänyt itselleni parhaan tuottavuusjärjestelmän. Samasta syystä suosittelen luomaan oman järjestelmän, koska mikään ei sovi tarpeisiisi paremmin kuin jokin, jonka luot itse.

Luo oma Tuottavuusjärjestelmäsi

suositukseni on rakentaa oma järjestelmäsi Excel / Open Office, tekstinkäsittelyohjelma, perinteiset järjestäjät tai jokin muu työkalu. Sen ei tarvitse olla excel, vaikka suosittelen sitä, koska se on jo rakennettu kerätä ja järjestää suuria määriä tietoa systemaattisesti. Se on intuitiivinen ja erittäin muokattavissa liian. Saatat joutua kokeilemaan eri ohjelmistoja löytää mikä toimii sinulle. Se voi kestää jonkin aikaa, mutta kun löydät oikean työkalun sinulle, se tulee todella yksinkertainen, Kun käytät sitä parantaa työnkulun.

ohjelmistot, joilla voit luoda Tuottavuusjärjestelmäsi

  • MS Office (käytän Exceliä)
  • Open Office
  • Google Documents
  • Zoho

Tuottavuustyökalut

tietenkin, jos sinulla ei ole paljon kokemusta tuottavuusjärjestelmien/ohjelmistojen käytöstä, on parempi kokeilla eri järjestelmiä, jotta saat käsityksen siitä, mikä toimii sinulle ja mikä ei, ennen kuin aloitat oman tuottavuusjärjestelmän luomisen. Tässä muutamia hyviä työkaluja aloittaa:

  1. Kalenteri: Google kalenteri on paras Kalenteri vaihtoehto siellä. Siinä on kalenteritoiminnot tapahtumien hallintaan (otsikko, sijainti, kuvaus, toistomahdollisuus) ja muut lisäosat, kuten tehtäväluettelo ja erilaiset kalenterit eri tarkoituksiin (esim.työ, henkilökohtainen, liikunta jne.-voit värittää ne erottaaksesi ne toisistaan). Voit myös jakaa kalenterisi muiden kanssa, jotka käyttävät myös Gcalia, tehden siitä yhteistyövälineen.
  2. Muistilaput: Kun olet yrittänyt hyvä määrä muistilaput ohjelmisto, olen päättänyt rakastan Morun Vapaa Muistilaput eniten, koska se on niin käyttäjäystävällinen ja kevyt resursseja. Voit olla useita muistiinpanoja eri tarkoituksiin, ja erottaa perustuu huomautuksen otsikko ja väri. Jokaisen nuotin sisällä voit tehdä yksinkertaisen muotoilun (lihavoitu, kursivoitu, alleviivattu, Vaihda fontin väriä). Mikä parasta, se on ilmainen!
  3. tehtävälistat: netissä on melkoinen määrä upeita tehtävälistoja. Listasin alla Suosituimmat ja arvostetuimmat listat. Jokaisella niistä on omat positiiviset puolensa, joten muista kokeilla niitä nähdäksesi, miten ne toimivat sinulle. Ne on tilattu yksinkertaisista etukäteen:
    • Ta-da listat-Minimalistien tehtävälista. Jos olet vain etsivät yksinkertaisin tehtävälista on, jossa voit vain luetella kohteita ja tarkistaa ne pois, tämä on yksi. Voidaan integroida iPhone.
    • Todoist-yksinkertainen käyttöliittymä, mukana kalenteri, voit luoda hierarkioita kesken tehtäviä (eli priorisoitu kohteita), sekä gmail integraatio, mobiiliyhteys, muistutuksia, ja paljon muuta. On myös mobiilituki.
    • Muista maito-maidolla voit luoda määräaikoja, asettaa tehtäviä toistumaan, asettaa tärkeysjärjestyksen tehtävien kesken, saada muistutuksia ja paljon muuta. Se on integroitu Gmailiin ja gcaliin. Se on äänestetty best to-do list manager on Lifehacker.com. on myös matkapuhelintuki.
    • Toodledo.com – enemmän kuin vain to-do lista, se on enemmän kuin to-do-järjestelmä, jossa merkintä, ajan seuranta, tavoitteiden asettaminen, kalenteri ja enemmän.
  4. Projektinhallinta: korkeamman tason organisaatioon ja johtamiseen.
    • Tiddly Wiki – Kuvittele wiki-sivusto (jossa on merkintä, editointi, tallentaminen, haku), mutta omaan henkilökohtaiseen käyttöön, jotta voit seurata henkilökohtaisia projektejasi. Lisäksi, saat myös siirtää sen tietokoneesta tietokoneeseen.
    • PB Works-samanlainen kuin Tiddly Wiki, paitsi että PB Works on suuntautunut enemmän business team-yhteistyöhön.
    • Goals On Track-Online, paid
    • Vitalist-Online, free with paid version
    • Nirvana-Online, free
    • Thinking Rock-cross-platform, free with paid version
    • OmniFocus-for Mac-users only, free

Ready Made Productivity Systems for You

tunnistan, että jotkut teistä saattavat olla täysin tyytyväisiä valmiiden tuottavuusjärjestelmien käyttöön, ja jos näin on, voitte tarkistaa seuraavat. Olen listannut parhaat GTD-järjestelmät, jotka verkkoyhteisö on arvioinut.

  • GTD-Vapaa
  • Nozbe
  • Vitalisti
  • elämäni järjestetty
  • täydellinen luettelo muista tuottavuusohjelmistoista: GTD-Työkalut

millainen on Tuottavuusjärjestelmäsi?

käytätkö mitään ohjelmistoa tapahtumien, tehtävien ja kalenterin hallintaan? Muista, että työkalusi on tarkoitettu palvelemaan sinua, ei ohittamaan työtäsi. Jos jossain vaiheessa tuntuu, että työkalu ei resonoi kanssasi enää, pudota se ja kokeile erilaista lähestymistapaa. Sen on tarkoitus olla iteratiivinen prosessi.

Kuva: Lehti