Lista de tareas pendientes

«Hola Celes, tengo un problema para rastrear las tareas que necesito hacer y los plazos’ve He probado varias soluciones de software, pero aún no he encontrado una que sea buena para mí. Estoy buscando un lugar donde pueda guardar mis notas e información personal, así como mis recados y tareas juntos. Y, por supuesto, los eventos en un calendario. Cuáles usas? Cuáles recomiendas?»- Mário

Después de un largo período de probar diferentes métodos y software para rastrear mi información, desde su bolígrafo y papel tradicional, organizadores/manuales, listas de tareas pendientes en línea, notas adhesivas, software de productividad GTD (modelado según David Allen, Getting Things Done) y lo que no, me di cuenta de que no hay una solución única para todos.

Por ejemplo, cuando usaba papel y bolígrafo tradicionales como mi lista de tareas pendientes, era fácil deshacerse de mis tareas pendientes y marcarlas a medida que avanzaba. Pero después de un tiempo se puso muy desordenado. Tenía varios pedazos de papel por toda mi tarea, y en cada pedazo de papel había palabras y garabatos extendidos por todas partes. Era difícil hacer un seguimiento. Además, tenía que reescribir cada vez que quería reestructurar el contenido, lo cual era tedioso.

Cuando estaba usando organizadores de mano, era fácil ingresar las tareas de acuerdo con sus fechas límite. Mi objetivo era hacer las tareas del día. Sin embargo, es difícil ver el panorama general cuando su única guía es un horario diario. Es bueno como sistema de gestión del día a día, pero no para la gestión de objetivos a largo plazo.

Software de notas adhesivas: Es muy útil tener tareas con el clic de un ratón, pero no pasa mucho tiempo antes de que se desordenen entre 8 y 10 notas en el escritorio, con enormes trozos de información en cada nota. Solo ordenar las notas y hacer un seguimiento de lo que tienes que hacer se convierte en una tarea. Además, las notas adhesivas tienen funciones de formato limitadas, ya que están destinadas más a almacenar fragmentos rápidos de información.

Luego probé el software GTD. Como parte de la gestión de un blog de desarrollo personal, a menudo obtengo copias gratuitas de libros y software para revisar en mi blog si me gustan. Probé un sistema GTD basado en David Allen Haciendo las Cosas. Le ayuda a planificar sus proyectos desde la conceptualización hasta la ejecución, a través del uso de Objetivos, Proyectos, Tareas, Listas de Verificación, Horarios y Calendario. Después de aproximadamente una semana de tratar seriamente de que funcionara, dejé de usarlo. Tuve dificultades para establecer una diferencia significativa entre las Metas y los Proyectos, y pasé más tiempo haciendo clic y organizando mis cosas en el sistema que realmente haciendo las cosas. Estoy seguro de que es un sistema fantástico para algunos, pero simplemente no funcionó para mí.

También probé algunas listas de tareas pendientes en línea. Si bien al principio eran divertidos, después de un tiempo se convirtió en una verdadera molestia tener que iniciar sesión, ingresar/actualizar/eliminar mis tareas día tras día.

El Mejor Sistema de productividad

Lo que descubrí de todas estas experiencias es que no hay un mejor sistema de productividad para ti o para mí. Tengo mi manera específica de hacer las cosas, y con cada sistema que probé en el pasado, sentí que me estaba cambiando para hacer que el sistema funcionara en lugar de ser verdaderamente productivo con él. Cada sistema me hacía sentir encajonado. Los sistemas GTD más complejos tenían curvas de aprendizaje propias.

El mejor sistema de productividad es aquel que hace que su productividad fluya, no la obstruya.

Después de todo esto, me di cuenta de que es hora de dejar de buscar un sistema de productividad único para todos. No existe. Todos tenemos nuestros estilos y preferencias individuales, y tener un sistema que se adapte a todas nuestras necesidades no es más que contratar a un desarrollador de software para construir un sistema personalizado para nosotros y solo para nosotros. Incluso entonces, no es una solución. No solo costará una bomba, probablemente superaremos el sistema a medida que cambiemos.

Creando mi Sistema de productividad

Entonces, comencé con mi propia hoja de seguimiento, usando MS Excel / Openoffice (es como una réplica de MS Office, excepto que es gratis). Comenzó como una lista simple de lo que necesito hacer, enumerado por sus fechas. Con el tiempo empecé a construir sobre él, agregando objetivos y proyectos. Luego comencé a organizarlos por prioridad dentro de los objetivos. Pronto, introduje metas a largo plazo en el sistema.

Hoy en día se ha convertido en un libro de trabajo completo con hojas individuales sobre objetivos futuros, objetivos mensuales, objetivos semanales, proyectos clave, pasos de acción, estrategias, listas de tareas diarias, información y otra información diversa. Me ayuda a manejar entre ver el panorama general y manejar lo esencial. (Aquellos que lean cómo crear su manual de vida sabrán que yo también uso excel para mi manual. Este es un libro de trabajo diferente de mi manual de vida.)

Mis herramientas de productividad adicionales

No uso solo este libro de trabajo, sino que uso algunos otros programas como parte de mi sistema de productividad, a saber:

  1. Google Calendar (gcal) – Para eventos específicos de calendario/hora
  2. Notas adhesivas gratuitas de Morun – Notas post-in para almacenar fragmentos de información que uso regularmente
  3. Bolígrafo y papel – Para lluvia de ideas, escribir ideas o simplemente escribir mis tareas pendientes del día para poder concentrarme en ellas
  4. Bloc de notas-Nada como el bloc de notas simple para tomar notas inmediatamente y luego organizarlas más adelante.
  5. Mi teléfono móvil-Para tomar notas mientras estoy en movimiento. Los transfiero a mi libro de trabajo cuando vuelvo a mi computadora. Estoy usando Active Notes en Nokia E63 en este momento, aunque cualquier teléfono móvil hará el truco, en realidad. Simplemente escriba un sms y guárdelo como borrador.

Una vez por semana y cada mes, reviso mi sistema de productividad y lo actualizo con mi enfoque para la semana/mes. Continúo haciendo ajustes aquí y allá, y en general es un sistema muy robusto para mis necesidades. Probablemente seguirá cambiando y evolucionando a medida que yo cambie también. Esa es la belleza de crear su propio sistema de productividad: lo revisa para que se ajuste a sus necesidades a medida que cambia.

Lo más importante, funciona muy bien para mí. Es efectivo, puedo hacer clic fácilmente y obtener mi información, y puedo editar con facilidad. No puedo decir lo mismo si otros intentan usar mi sistema. Es posible que se sientan abrumados con la cantidad de información, o que sea demasiado compleja para su comprensión. Y es por eso que no hay una solución única para todos.

Hoy en día sigo recibiendo solicitudes para probar aplicaciones de productividad, pero ya no lo hago, ya que ya he encontrado el mejor sistema de productividad para mí. Por esa misma razón, le recomiendo que cree su propio sistema, ya que nada se ajustará mejor a sus necesidades que algo que cree usted mismo.

Cree Su Propio Sistema de productividad

Mi recomendación es construir su propio sistema, a través de Excel / Open Office, procesador de textos, organizadores tradicionales o alguna otra herramienta. No tiene que ser excel, aunque lo recomiendo encarecidamente, ya que ya está construido para recopilar y organizar grandes cantidades de información de manera sistemática. También es intuitivo y altamente personalizable. Es posible que tenga que experimentar con diferentes programas para encontrar lo que funciona para usted. Puede tomar un período de tiempo, pero una vez que encuentre la herramienta adecuada para usted, se vuelve realmente simple a medida que la usa para mejorar su flujo de trabajo.

Softwares Que Puede Usar Para Crear Su Sistema De Productividad

  • MS Office (uso Excel)
  • Open Office
  • Google Documents
  • Zoho

Herramientas de productividad

Por supuesto, si no tiene mucha experiencia en el uso de sistemas/software de productividad, es mejor que pruebe con diferentes sistemas para tener una idea de lo que funciona para usted y lo que no, antes de comenzar a crear su propio sistema de productividad. Aquí hay algunas buenas herramientas para comenzar:

  1. Calendario: Google calendar es la mejor opción de calendario que existe. Tiene funciones básicas de calendario para la gestión de eventos (título, ubicación, descripción, opción de repetir) y otras funciones adicionales como una lista de tareas de adición y diferentes calendarios para diferentes propósitos (es decir, Trabajo, Personal, Ejercicio, etc., puede codificarlos con colores para distinguirlos). También puedes compartir tu calendario con otras personas que también usen Gcal, convirtiéndolo en una herramienta colaborativa.
  2. Notas Adhesivas: Después de probar un buen número de software de notas adhesivas, concluí que me encantan las Notas Adhesivas gratuitas de Morun porque es muy fácil de usar y tiene pocos recursos. Puede tener varias notas para diferentes propósitos y diferenciarlas en función del título de la nota y el color. Dentro de cada nota, puede hacer un formato simple (negrita, cursiva, subrayado, cambiar el color de la fuente). ¡Lo mejor de todo es que es gratis!
  3. Listas de tareas pendientes: Hay una gran cantidad de listas de tareas pendientes en línea. He enumerado las listas más populares y mejor calificadas a continuación. Cada uno de ellos tiene sus propios puntos positivos, así que asegúrese de probarlos para ver cómo funcionan para usted. Se ordenan de simple to advance:
    • Listas Ta-da-Tipo de lista de tareas pendientes minimalistas. Si solo está buscando la lista de tareas más simple que hay, donde solo enumere los elementos y los marque, este es el único. Se puede integrar con iPhone.
    • Todoist: Interfaz sencilla, viene con un calendario, te permite crear jerarquías entre tus tareas (es decir, elementos priorizados), junto con integración con gmail, acceso móvil, recordatorios y más. También tiene soporte móvil.
    • Recuerde la leche: con la leche, puede crear plazos, establecer tareas que se repetirán, establecer prioridades entre las tareas, tener recordatorios y mucho más. Está integrado con gmail y gcal. Ha sido votado como el mejor administrador de listas de tareas pendientes en Lifehacker.com. También hay soporte para teléfonos móviles.
    • Toodledo.com -Más que una lista de tareas pendientes, es más como un sistema de tareas pendientes, completo con etiquetado, seguimiento de tiempo, establecimiento de objetivos, calendario y más.
  4. Gestión de proyectos: Para la organización y gestión de nivel superior.
    • Tiddly Wiki-Imagina un sitio wiki (completo con la funcionalidad de etiquetar, editar, guardar, buscar) pero para tu propio uso personal para rastrear tus proyectos personales. Además, también puedes portarlo de computadora a computadora.
    • PB Works-Similar a Tiddly Wiki, excepto que PB Works está más orientado a la colaboración en equipo empresarial.
    • Goals on Track-En línea, de pago
    • Vitalist-En línea, gratis con versión de pago
    • Nirvana – En línea, gratis
    • Thinking Rock-multiplataforma, gratis con versión de pago
    • OmniFocus-solo para usuarios de Mac, de forma gratuita

Sistemas de productividad listos para Usted

Reconozco que algunos de ustedes pueden estar completamente satisfechos con el uso de sistemas de productividad listos, y si es así, pueden consultar lo siguiente. He enumerado los mejores sistemas GTD según la clasificación de la comunidad web.

  • GTD-Free
  • Nozbe
  • Vitalist
  • My Life Organized
  • Lista completa de otros programas de productividad: Herramientas GTD

¿Cómo Es Su Sistema de Productividad?

¿Utiliza algún software para administrar sus eventos, tareas y calendario? Recuerde, sus herramientas están destinadas a servirle, no a superar su trabajo. Si en algún momento sientes que una herramienta ya no resuena contigo, suéltala e intenta un enfoque diferente. Está destinado a ser un proceso iterativo.

Imagen: Diario