To-do-Liste

“ Hallo Celes, ich habe ein Problem, die Aufgaben aufzuspüren, die ich erledigen muss, und die Fristen … ich habe mehrere Softwarelösungen ausprobiert, aber noch keine gefunden, die für mich gut ist. Ich suche einen Ort, an dem ich meine Notizen und persönlichen Informationen sowie meine Besorgungen und Aufgaben zusammenhalten kann. Und natürlich die Ereignisse in einem Kalender. Welche verwenden Sie? Welche empfehlen Sie?“ – Mário

Nach einer langen Zeit des Ausprobierens verschiedener Methoden und Software, um meine Informationen zu verfolgen, von Ihrem traditionellen Stift und Papier, Organisatoren / Handbüchern, Online-To-Do-Listen, Haftnotizen, GTD-Produktivitätssoftware (nach dem Vorbild von David Allens Getting Things Done) und was nicht, wurde mir klar, dass es keine Einheitslösung gibt.

Zum Beispiel, als ich traditionellen Stift und Papier als meine To-Do-Liste verwendete, war es einfach, meine To-Do-Elemente auszuwerfen und sie abzuhaken, während ich weiterging. Aber nach einer Weile wurde es sehr chaotisch. Ich hatte mehrere Zettel über meine Aufgabe verteilt, und auf jedem Zettel waren Wörter und Kritzeleien darüber verteilt. Es war schwierig, den Überblick zu behalten. Außerdem musste ich jedes Mal neu schreiben, wenn ich den Inhalt umstrukturieren wollte, was mühsam war.

Als ich Handorganisatoren verwendete, war es einfach, die Aufgaben gemäß ihren Fristen einzugeben. Mein Fokus lag darauf, die Aufgaben des Tages zu erledigen. Es ist jedoch schwierig, das Gesamtbild zu sehen, wenn Ihr einziger Leitfaden ein Tagesablauf ist. Es ist gut als tägliches Managementsystem, aber nicht für das langfristige Zielmanagement.

Sticky Notes Software – Es ist sehr nützlich, Aufgaben per Mausklick zu erledigen, aber es dauert nicht lange, bis Sie einige 8-10 Notizen auf Ihrem Desktop mit riesigen Informationsblöcken zu jeder Notiz überladen haben. Nur die Notizen aufzuräumen und zu verfolgen, was Sie tun müssen, wird zur lästigen Pflicht. Außerdem verfügen Haftnotizen über eingeschränkte Formatierungsfunktionen, da sie eher zum Speichern schneller Informationsausschnitte gedacht sind.

Dann habe ich GTD Software ausprobiert. Als Teil eines Blogs zur persönlichen Entwicklung erhalte ich oft kostenlose Exemplare von Büchern und Software, die ich in meinem Blog überprüfen kann, wenn sie mir gefallen. Ich habe ein GTD-System ausprobiert, das auf David Allens Getting Things Done basiert. Es hilft Ihnen, Ihre Projekte von der Konzeption bis zur Ausführung zu planen, indem Sie Ziele, Projekte, Aufgaben, Checklisten, Zeitpläne und Kalender verwenden. Nach ungefähr einer Woche, in der ich ernsthaft versuchte, es zum Laufen zu bringen, hörte ich auf, es zu benutzen. Es fiel mir schwer, einen sinnvollen Unterschied zwischen Zielen und Projekten zu machen, und ich verbrachte mehr Zeit damit, herumzuklicken und meine Sachen im System zu organisieren, als wirklich Dinge zu erledigen! Ich bin sicher, es ist ein fantastisches System für einige, aber es hat einfach nicht funktioniert für mich.

Ich habe auch einige Online-To-Do-Listen ausprobiert. Während sie am Anfang Spaß gemacht haben, wurde es nach einer Weile zu einem echten Ärger, sich Tag für Tag einloggen, meine Aufgaben eingeben / aktualisieren / löschen zu müssen.

Das beste Produktivitätssystem

Was ich aus all diesen Erfahrungen herausgefunden habe, ist, dass es kein bestes Produktivitätssystem für Sie oder mich gibt. Ich habe meine spezifische Art, Dinge zu tun, und mit jedem System, das ich in der Vergangenheit ausprobiert habe, hatte ich das Gefühl, mich selbst zu ändern, um das System zum Laufen zu bringen, anstatt wirklich produktiv damit umzugehen. Jedes System gab mir das Gefühl, eingepackt zu sein. Die komplexeren GTD-Systeme hatten eigene Lernkurven.

Das beste Produktivitätssystem ist eines, das Ihre Produktivität fließen lässt, nicht behindert.

Nach all dem wurde mir klar, dass es an der Zeit ist, nicht mehr nach einem einheitlichen Produktivitätssystem für mich zu suchen. Es existiert nicht. Wir alle haben unsere individuellen Stile und Vorlieben, und um ein System zu haben, das all unseren Bedürfnissen entspricht, muss ein Softwareentwickler eingestellt werden, um ein maßgeschneidertes System nur für uns und uns zu erstellen. Selbst dann ist es kaum eine Lösung. Es wird nicht nur eine Bombe kosten, wir werden wahrscheinlich aus dem System herauswachsen, wenn wir uns ändern.

Erstellen meines Produktivitätssystems

Also begann ich mit meinem eigenen Tracking Sheet mit MS Excel / Openoffice (es ist wie eine Replik von MS Office, außer es ist kostenlos). Es begann als eine einfache Liste dessen, was ich tun muss, aufgelistet nach ihren Daten. Im Laufe der Zeit begann ich darauf aufzubauen und Ziele und Projekte hinzuzufügen. Dann fing ich an, sie nach Priorität innerhalb der Ziele zu ordnen. Bald führte ich langfristige Ziele in das System ein.

Heute hat es sich zu einer vollständigen Arbeitsmappe mit einzelnen Blättern zu zukünftigen Zielen, monatlichen Zielen, wöchentlichen Zielen, Schlüsselprojekten, Aktionsschritten, Strategien, täglichen Aufgabenlisten, Informationen und anderen verschiedenen Informationen entwickelt. Es hilft mir, das große Ganze zu sehen und das Wesentliche zu managen. (Diejenigen, die lesen, wie Sie Ihr Lebenshandbuch erstellen, werden wissen, dass ich Excel auch für mein Handbuch verwende. Dies ist ein anderes Arbeitsbuch aus meinem Leben Handbuch.)

Meine Add-On-Produktivitätstools

Ich verwende nicht nur diese Arbeitsmappe allein – ich verwende einige andere Software als Teil meines Produktivitätssystems, nämlich:

  1. Google Kalender (gcal) – Für kalender– / zeitspezifische Ereignisse
  2. Morun Free Sticky Notes – Post–In-Notizen zum Speichern von Informationsschnipseln, die ich regelmäßig verwende
  3. Stift und Papier – Zum Brainstorming, Aufschreiben von Ideen oder einfach zum Aufschreiben meiner Aufgaben für den Tag, damit ich mich einfach darauf konzentrieren kann
  4. Notizblock – Nichts wie der einfache Notizblock um sofort Notizen zu machen und später zu organisieren.
  5. Mein Handy – Um unterwegs Notizen zu machen. Ich übertrage sie in meine Arbeitsmappe, wenn ich zurück zu meinem Computer komme. Ich bin mit Active Notes in Nokia E63 im Moment, obwohl jedes Handy den Trick tun, wirklich. Geben Sie einfach eine SMS ein und speichern Sie sie als Entwurf.

Einmal pro Woche und jeden Monat überprüfe ich mein Produktivitätssystem und aktualisiere es mit meinem Fokus für die Woche / den Monat. Ich mache hier und da weiter Optimierungen, und insgesamt ist es ein sehr robustes System für meine Bedürfnisse. Es wird sich wahrscheinlich weiter verändern und weiterentwickeln, wenn ich mich auch verändere. Das ist das Schöne an der Erstellung Ihres eigenen Produktivitätssystems – Sie überarbeiten es, um es an Ihre Bedürfnisse anzupassen, wenn Sie sich ändern.

Am wichtigsten ist, dass es für mich sehr gut funktioniert. Es ist effektiv, ich kann einfach herumklicken und meine Informationen abrufen, und ich kann problemlos bearbeiten. Ich kann nicht dasselbe sagen, wenn andere versuchen, mein System zu benutzen. Sie könnten mit der Menge an Informationen überwältigt werden, oder es könnte für ihr Verständnis zu komplex sein. Und deshalb gibt es keine One-Size-Fits-All-Lösung.

Heutzutage bekomme ich immer wieder Anfragen, Produktivitätsanwendungen auszuprobieren, aber das mache ich nicht mehr, da ich bereits das beste Produktivitätssystem für mich gefunden habe. Aus dem gleichen Grund empfehle ich Ihnen, Ihr eigenes System zu erstellen, da nichts besser zu Ihren Anforderungen passt als etwas, das Sie selbst erstellen.

Erstellen Sie Ihr eigenes Produktivitätssystem

Meine Empfehlung ist, Ihr eigenes System über Excel / Open Office, Textverarbeitung, traditionelle Organisatoren oder ein anderes Tool zu erstellen. Es muss nicht Excel sein, obwohl ich es sehr empfehle, da es bereits gebaut ist, um große Mengen an Informationen systematisch zu sammeln und zu organisieren. Es ist intuitiv und hochgradig anpassbar. Möglicherweise müssen Sie mit anderer Software experimentieren, um herauszufinden, was für Sie funktioniert. Es kann einige Zeit dauern, aber sobald Sie das richtige Tool für Sie gefunden haben, wird es wirklich einfach, wenn Sie es verwenden, um Ihren Workflow zu verbessern.

Software, mit der Sie Ihr Produktivitätssystem erstellen können

  • MS Office (ich verwende Excel)
  • Open Office
  • Google Dokumente
  • Zoho

Produktivitätswerkzeuge

Natürlich, wenn Sie sie haben nicht viel Erfahrung mit Produktivitätssystemen / -software, es ist besser für Sie, mit verschiedenen Systemen herumzuspielen, damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, was für Sie funktioniert und was nicht, bevor Sie mit der Erstellung Ihres eigenen Produktivitätssystems beginnen. Hier sind einige gute Tools, mit denen Sie beginnen können:

  1. Kalender: Google Kalender ist die beste Kalenderoption da draußen. Es verfügt über grundlegende Kalenderfunktionen für die Ereignisverwaltung (Titel, Ort, Beschreibung, Wiederholungsoption) und andere Zusatzfunktionen wie eine Nachtrag-Aufgabenliste und verschiedene Kalender für verschiedene Zwecke (z. B. Arbeit, Persönliches, Bewegung usw.) – Sie können sie farblich kennzeichnen, um sie zu unterscheiden). Sie können Ihren Kalender auch für andere freigeben, die Gcal verwenden, was ihn zu einem kollaborativen Tool macht.
  2. Haftnotizen: Nachdem ich eine gute Anzahl von Haftnotizen ausprobiert hatte, kam ich zu dem Schluss, dass ich Morun Free Sticky Notes am meisten liebe, weil es so benutzerfreundlich und ressourcenschonend ist. Sie können mehrere Notizen für verschiedene Zwecke haben und anhand des Notiztitels und der Farbe unterscheiden. Innerhalb jeder Notiz können Sie einfache Formatierungen vornehmen (fett, kursiv, unterstrichen, Schriftfarbe ändern). Das Beste von allem, es ist kostenlos!
  3. To-Do-Listen: Es gibt eine ganze Reihe großartiger Online-To-Do-Listen. Ich habe die beliebtesten und am besten bewerteten Listen unten aufgelistet. Jeder von ihnen hat seine eigenen positiven Punkte, also probieren Sie sie aus, um zu sehen, wie sie für Sie funktionieren. Sie sind von einfach bis fortgeschritten geordnet:
    • Ta-da-Listen – Die Art der To-Do-Liste von Minimalisten. Wenn Sie nur nach der einfachsten To-Do-Liste suchen, auf der Sie nur Elemente auflisten und abhaken, ist dies die richtige. Kann mit dem iPhone integriert werden.
    • Todoist – Einfache Schnittstelle, kommt mit einem Kalender, können Sie Hierarchien zwischen Ihren Aufgaben (dh priorisierte Elemente) erstellen, zusammen mit Google Mail-Integration, mobilen Zugriff, Erinnerungen und vieles mehr. Hat auch mobile Unterstützung.
    • Remember the Milk – Mit Milk können Sie Fristen erstellen, wiederkehrende Aufgaben festlegen, Prioritäten für Aufgaben festlegen, Erinnerungen haben und vieles mehr. Es ist in Google Mail und gcal integriert. Es wurde zum besten To-Do-Listen-Manager gewählt Lifehacker.com . Es gibt auch Handy-Support.
    • Toodledo.com – Mehr als nur eine To-do-Liste, es ist mehr wie ein To-do-System, komplett mit Tagging, Zeiterfassung, Zielsetzung, Kalender und vieles mehr.
  4. Projektmanagement: Für höhere Organisation und Management.
    • Tiddly Wiki – Stellen Sie sich eine Wiki-Site vor (komplett mit der Funktionalität zum Markieren, Bearbeiten, Speichern, Suchen), aber für Ihren persönlichen Gebrauch, um Ihre persönlichen Projekte zu verfolgen. Darüber hinaus können Sie es auch von Computer zu Computer portieren.
    • PB Works – Ähnlich wie Tiddly Wiki, außer dass PB Works eher auf die Zusammenarbeit von Geschäftsteams ausgerichtet ist.
    • Ziele auf dem richtigen Weg – Online, bezahlt
    • Vitalist – Online, kostenlos mit kostenpflichtiger Version
    • Nirvana – Online, kostenlos
    • Thinking Rock – plattformübergreifend, kostenlos mit kostenpflichtiger Version
    • OmniFocus – nur für Mac-Benutzer, kostenlos

Fertige Produktivitätssysteme für Sie

Ich erkenne an, dass einige von Ihnen mit der Verwendung vorgefertigter Produktivitätssysteme völlig zufrieden sind, und wenn ja, können Sie Folgendes überprüfen. Ich habe die besten GTD-Systeme aufgelistet, die von der Web-Community bewertet wurden.

  • GTD-Frei
  • Nozbe
  • Vitalist
  • Mein Leben organisiert
  • Vollständige Liste anderer Produktivitätssoftware: GTD Tools

Wie ist Ihr Produktivitätssystem?

Verwenden Sie Software, um Ihre Ereignisse, Aufgaben und Kalender zu verwalten? Denken Sie daran, Ihre Werkzeuge sollen Ihnen dienen, nicht um Ihre Arbeit zu überholen. Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt das Gefühl haben, dass ein Werkzeug nicht mehr mit Ihnen in Resonanz steht, lassen Sie es fallen und versuchen Sie es mit einem anderen Ansatz. Es soll ein iterativer Prozess sein.

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