To-do liste

“Hej Celes, jeg har et problem med at spore de opgaver, jeg skal udføres, og deadlines… jeg har prøvet flere programløsninger, men har endnu ikke fundet en, der er god for mig. Jeg leder efter et sted, hvor jeg kan holde mine noter og personlige oplysninger samt mine ærinder og opgaver sammen. Og selvfølgelig begivenhederne i en kalender. Hvilke bruger du? Hvilke anbefaler du?”– M kristio

efter en lang periode med at prøve forskellige metoder og programmer til at spore mine oplysninger, fra din traditionelle pen og papir, arrangører/håndbøger, online to-do lister, sticky notes, GTD produktivitetsprogrammer (modelleret efter David Allens Getting Things Done) og hvad ikke, indså jeg, at der ikke er nogen størrelse, der passer til alle løsninger.

for eksempel, da jeg brugte traditionel pen og papir som min opgaveliste, var det let at dumpe mine opgaveartikler og tjekke dem ud, mens jeg går sammen. Men efter et stykke tid blev det meget rodet. Jeg ville have flere stykker papir over hele min opgave, og på hvert stykke papir var der ord og skriblerier spredt over det hele. Det var svært at holde styr på. Jeg var også nødt til at omskrive hver gang jeg ville omstrukturere indholdet, hvilket var kedeligt.

da jeg brugte håndholdte arrangører, var det let at indtaste opgaverne i henhold til deres deadlines. Mit fokus var bare at få dagens opgaver udført. Det er dog svært at se det store billede, når din eneste guide er en daglig tidsplan. Det er godt som et dagligt styringssystem, men ikke til langsigtet målstyring.

Huskesedler – det er meget nyttigt at have opgaver med et klik på en mus, men det tager ikke lang tid, før du får nogle 8-10 noter rodet på dit skrivebord, med enorme bidder af oplysninger om hver note. Bare at rydde noterne og holde styr på, hvad du skal gøre, bliver en opgave. Sticky notes har også begrænsede formateringsfunktioner, da de er beregnet mere til at gemme hurtige uddrag af information.

så prøvede jeg GTD-programmer. Som en del af at køre en personlig udviklingsblog får jeg ofte gratis kopier af bøger og programmer til at gennemgå på min blog, hvis jeg kan lide dem. Jeg prøvede et GTD-system baseret på David Allens få tingene gjort. Det hjælper dig med at planlægge dine projekter fra konceptualisering til udførelse gennem brug af mål, projekter, opgaver, tjeklister, tidsplaner og kalender. Efter ca. en uge med alvorligt at forsøge at få det til at fungere, stoppede jeg med at bruge det. Jeg havde svært ved at tegne en meningsfuld forskel mellem mål og projekter, og jeg brugte mere tid på at klikke rundt og organisere mine ting i systemet end virkelig at få tingene gjort! Jeg er sikker på, at det er et fantastisk system for nogle, men det fungerede bare ikke for mig.

jeg prøvede også nogle online to-do lister. Mens de var sjove i starten, blev det efter et stykke tid en rigtig besvær at skulle logge ind, indtaste/opdatere/slette mine opgaver dag ind og dag ud.

det bedste produktivitetssystem

hvad jeg fandt ud af alle disse oplevelser er, at der ikke er noget bedste produktivitetssystem derude for dig eller mig. Jeg har min specifikke måde at gøre tingene på, og med hvert system, jeg prøvede tidligere, følte jeg, at jeg ændrede mig selv for at få systemet til at fungere i stedet for at være virkelig produktiv med det. Hvert system fik mig til at føle mig bokset ind. De mere komplekse GTD-systemer havde deres egne læringskurver.

det bedste produktivitetssystem er et, der får din produktivitet til at flyde, ikke hindre det.

efter alle disse indså jeg, at det er tid til at stoppe med at lede efter et en-størrelse, der passer til alt produktivitetssystem for mig. Den findes ikke. Alle af os har vores individuelle stilarter og præferencer, og at have et system, der passer til alle vores behov, kommer intet mindre end at ansætte en programmeludvikler til at opbygge et tilpasset system til os og os kun. Selv da er det næppe en løsning. Ikke kun vil det koste en bombe, vi vil sandsynligvis vokse ud af systemet, når vi ændrer os.

oprettelse af mit produktivitetssystem

så da startede jeg med mit eget sporingsark ved hjælp af MS OpenOffice (det er som en kopi af MS Office, medmindre det er gratis). Det startede som en simpel liste over, hvad jeg skal gøre, opført efter deres datoer. Over tid begyndte jeg at bygge videre på det, tilføje mål og projekter. Så begyndte jeg at arrangere dem efter prioritet inden for målene. Snart introducerede jeg langsigtede mål i systemet.

i dag har det udviklet sig til en komplet projektmappe med individuelle ark om fremtidige mål, månedlige mål, ugentlige mål, nøgleprojekter, handlingstrin, strategier, daglige opgavelister, information og anden diverse info. Det hjælper mig med at styre mellem at se det store billede og styre den nitty gritty. (De, der læser, hvordan du opretter din livshåndbog, vil vide, at jeg også bruger min håndbog. Dette er en anden arbejdsbog fra my life handbook.)

mine Tilføjelsesproduktivitetsværktøjer

jeg bruger ikke kun denne projektmappe alene-Jeg bruger et par andre programmer som en del af mit produktivitetssystem, nemlig:

  1. Google Kalender (gcal) – til kalender/tidsspecifikke begivenheder
  2. Morun Free Sticky Notes – post-in notes til at gemme uddrag af information, jeg bruger regelmæssigt
  3. Pen og papir – til brainstorming, nedskrivning af ideer eller simpelthen nedskrivning af mine gøremål for dagen, så jeg bare kan fokusere på dem
  4. Notepad-intet som det enkle notesblok at tage noter med det samme, derefter organisere senere.
  5. min mobiltelefon – at tage noter, mens jeg er på farten. Jeg overfører dem til min projektmappe, når jeg kommer tilbage til min computer. Jeg bruger aktive noter i Nokia E63 i øjeblikket, selvom enhver mobiltelefon vil gøre tricket, virkelig. Skriv bare en sms og gem den som et udkast.

en gang om ugen og hver måned gennemgår jeg mit produktivitetssystem og opdaterer det med mit fokus for ugen/måneden. Jeg fortsætter med at lave justeringer her og der, og generelt er det et meget robust system til mine behov. Det vil sandsynligvis fortsætte med at ændre sig og udvikle sig, når jeg også ændrer mig. Det er skønheden ved at skabe dit eget produktivitetssystem-du reviderer det, så det passer til dine behov, når du ændrer dig.

vigtigst af alt fungerer det meget godt for mig. Det er effektivt, jeg kan nemt klikke rundt og få mine oplysninger, og jeg kan nemt redigere. Jeg kan ikke sige det samme, hvis andre forsøger at bruge mit system. De kan blive overvældet med mængden af information, eller det kan være for kompliceret til deres forståelse. Og derfor er der ingen løsning, der passer til alle størrelser.

i dag fortsætter jeg med at få anmodninger om at prøve produktivitetsapplikationer, men det gør jeg ikke længere, da jeg allerede har fundet det bedste produktivitetssystem til mig selv. Af samme grund anbefaler jeg dig at oprette dit eget system, da intet passer bedre til dine behov end noget, du selv opretter.

Opret dit eget produktivitetssystem

min anbefaling er at opbygge dit eget system via Open Office, tekstbehandler, traditionelle arrangører eller et andet værktøj. Det behøver ikke at være fremragende, selvom jeg stærkt anbefaler det, da det allerede er bygget til at indsamle og organisere store mængder information på en systematisk måde. Det er intuitivt og meget tilpasses også. Du skal muligvis eksperimentere med forskellige programmer for at finde ud af, hvad der virker for dig. Det kan tage en periode, men når du først har fundet det rigtige værktøj til dig, bliver det virkelig enkelt, når du bruger det til at forbedre din arbejdsgang.

programmel, du kan bruge til at oprette dit produktivitetssystem

  • MS Office
  • Google Dokumenter
  • til

Produktivitetsværktøjer

selvfølgelig, hvis du ikke har meget erfaring med at bruge produktivitetssystemer, er det bedre for dig at prøve med forskellige systemer, så du får en fornemmelse af, hvad der virker for dig, og hvad der ikke gør, før du begynder at oprette dit eget produktivitetssystem. Her er nogle gode værktøjer til at starte med:

  1. kalender: Google Kalender er den bedste kalender mulighed derude. Det har grundlæggende kalenderfunktioner til begivenhedsstyring (titel, placering, beskrivelse, mulighed for at gentage) og andre tilføjelsesfunktioner som en addendum-opgaveliste og forskellige kalendere til forskellige formål (dvs.arbejde, personlig, motion osv.-Du kan farvekode dem for at skelne mellem dem). Du kan også dele din kalender med andre, der også bruger Gcal, hvilket gør det til et samarbejdsværktøj.
  2. Sticky Notes: Efter at have prøvet et stort antal sticky notes-programmer konkluderede jeg, at jeg elsker Morun Free Sticky Notes mest, fordi det er så brugervenligt og let på ressourcer. Du kan have flere noter til forskellige formål og differentiere baseret på notetitlen og farven. Inden for hver note kan du gøre simpel formatering (fed, kursiv, understregning, skift skriftfarve). Bedst af alt, det er gratis!
  3. To-Do lister: der er en hel del gode online to-do lister. Jeg har listet de mest populære og højt vurderede lister nedenfor. Hver af dem har sine egne positive punkter, så sørg for at prøve dem for at se, hvordan de fungerer for dig. De bestilles fra simple til advance:
    • Ta-Da lister – Minimalisters type opgaveliste. Hvis du bare leder efter den enkleste opgaveliste, er der, hvor du bare lister emner og tjekker dem ud, dette er den ene. Kan integreres med iPhone.
    • Todoist – Simple interface, kommer med en kalender, kan du oprette hierarkier blandt dine opgaver (dvs.prioriterede emner), sammen med gmail integration, mobil adgang, påmindelser og meget mere. Har også mobil support.
    • Husk mælken – med mælk kan du oprette deadlines, indstille opgaver, der skal gentages, indstille prioritet blandt opgaver, have påmindelser og mere. Det er integreret med gmail og gcal. Det er blevet stemt som den bedste to-do liste manager på Lifehacker.com. der er også mobiltelefon support.
    • Toodledo.com -mere end bare en opgaveliste, det er mere som et opgavesystem, komplet med tagging, tidsregistrering, målsætning, kalender og mere.
  4. Projektledelse: til organisation og ledelse på højere niveau.
    • Forestil dig en hjemmeside (komplet med funktionaliteten af tagging, redigering, lagring, søgning), men til din egen personlige brug for at spore dine personlige projekter. Hvad mere er, du kommer også til port det fra computer til computer.
    • PB værker – svarende til Tiddly Viki, undtagen PB værker er mere rettet mod business team samarbejde.
    • Mål på sporet-online, betalt
    • Vitalist-Online, gratis med betalt version
    • Nirvana – Online, gratis
    • tænker Rock – cross-platform, gratis med betalt version
    • OmniFocus – kun til Mac-brugere, gratis

færdige Produktivitetssystemer til dig

jeg anerkender, at nogle af jer måske er fuldt tilfredse med at bruge færdige produktivitetssystemer, og i så fald kan du tjekke følgende. Jeg har listet de bedste GTD-systemer som vurderet af internettet.

  • GTD-Free
  • Nisbe
  • Vitalist
  • mit liv organiseret
  • fuld liste over andre produktivitetsprogrammer: GTD-værktøjer

Hvordan er dit produktivitetssystem?

bruger du et program til at styre dine begivenheder, opgaver og kalender? Husk, at dine værktøjer er beregnet til at tjene dig, ikke at overhale dit arbejde. Hvis du på noget tidspunkt føler, at et værktøj ikke længere resonerer med dig, skal du droppe det og prøve en anden tilgang. Det skal være en iterativ proces.

Billede: Tidsskrift