seznam úkolů

„Ahoj Celes, mám problém se sledováním úkolů, které musím udělat, a termínů … zkoušel jsem několik softwarových řešení, ale nenašel jsem ještě jedno, které je pro mě dobré. Hledám místo, kde bych mohl mít své poznámky a osobní údaje, stejně jako mé pochůzky a úkoly dohromady. A samozřejmě události v kalendáři. Které používáte? Které z nich doporučujete?– – Mário

po dlouhém období vyzkoušení různých metod a softwaru pro sledování mých informací, z vašeho tradičního pera a papíru, organizátorů/příruček, online seznamů úkolů, poznámek, softwaru produktivity GTD (modelovaného po David Allen ‚ s Getting Things Done) a co ne, uvědomil jsem si, že neexistuje žádná velikost pro všechny řešení.

například, když jsem používal tradiční pero a papír jako můj seznam úkolů, bylo snadné vyhodit své úkoly a zkontrolovat je, jak jdu. Ale po chvíli to bylo velmi chaotické. Měl jsem více kusů papíru po celém mém úkolu, a na každém kusu papíru byly slova a čmáranice rozléhající se po celém něm. Bylo těžké sledovat. Také jsem musel přepsat pokaždé, když jsem chtěl restrukturalizovat obsah, což bylo únavné.

když jsem používal ruční organizátory, bylo snadné zadávat úkoly podle jejich termínů. Soustředil jsem se jen na to, abych splnil úkoly dne. Je však obtížné vidět celkový obraz, když je vaším jediným průvodcem denní rozvrh. Je to dobré jako každodenní řídící systém, ale ne pro dlouhodobé řízení cílů.

Sticky notes software-je to velmi užitečné mít úkoly na kliknutí myší, ale to netrvá dlouho, než se dostanete nějaké 8-10 poznámky přeplněné na ploše, s obrovskými kusy informací o každé poznámce. Jen uklízení poznámek a sledování toho, co musíte udělat, se stává fuška. Sticky notes mají také omezené funkce formátování, protože jsou určeny spíše k ukládání rychlých úryvků informací.

pak jsem zkusil software GTD. V rámci provozování blogu o osobním rozvoji často dostávám zdarma kopie knih a softwaru, které si mohu prohlédnout na svém blogu, pokud se mi líbí. Zkoušel jsem systém GTD založený na tom, jak David Allen dělá věci. Pomáhá vám naplánovat vaše projekty od konceptualizace po provedení, pomocí cílů, projektů, úkolů, kontrolních seznamů, plánů a kalendáře. Asi po týdnu, kdy jsem se vážně snažil, aby to fungovalo, přestal jsem to používat. Těžko jsem kreslil smysluplný rozdíl mezi cíli a projekty, a strávil jsem více času klikáním a organizováním svých věcí v systému, než ve skutečnosti dělat věci! Jsem si jistý, že je to fantastický systém pro některé, ale pro mě to prostě nefungovalo.

také jsem vyzkoušel některé online seznamy úkolů. Zatímco na začátku byli zábavní, po chvíli se stalo skutečným problémem, že se musíte přihlásit, zadat/aktualizovat/smazat své úkoly každý den a den.

nejlepší systém produktivity

ze všech těchto zkušeností jsem zjistil, že pro vás nebo pro mě neexistuje žádný nejlepší systém produktivity. Mám svůj specifický způsob, jak dělat věci, a s každým systémem, který jsem v minulosti zkoušel, cítil jsem, že se měním, aby systém fungoval, spíše než být s ním skutečně produktivní. Každý systém mě přiměl cítit se v krabici. Složitější systémy GTD měly vlastní křivky učení.

nejlepší systém produktivity je ten, který umožňuje tok produktivity, nebrání tomu.

po tom všem jsem si uvědomil, že je čas přestat hledat univerzální systém produktivity pro mě. Neexistuje. Každý z nás má své individuální styly a preference, a mít systém, který vyhovuje všem našim potřebám, nepřichází nic menšího než najmout vývojáře softwaru, aby vytvořil přizpůsobený systém pouze pro nás a nás. Ani tehdy to není řešení. Nejen, že to bude stát bombu, budeme pravděpodobně přerůst systém, jak se měníme.

vytvoření mého produktivního systému

takže jsem začal s vlastním sledovacím listem pomocí MS Excel / Openoffice (je to jako replika MS Office, kromě toho, že je zdarma). Začalo to jako jednoduchý seznam toho, co musím udělat, uvedeny podle jejich dat. Postupem času jsem na tom začal stavět, přidávat cíle a projekty. Pak jsem je začal zařizovat prioritně v rámci cílů. Brzy jsem do systému zavedl dlouhodobé cíle.

dnes se vyvinul do úplného sešitu s jednotlivými listy o budoucích cílech, měsíčních cílech, týdenních cílech, klíčových projektech, akčních krocích, strategiích, denních seznamech úkolů, informacích a dalších různých informacích. Pomáhá mi to zvládnout mezi viděním velkého obrazu a řízením natvrdlého kostrbatého. (Ti, kteří čtou, jak vytvořit svůj život příručka bude vědět, že používám excel pro mé příručce příliš. Toto je jiný sešit z Mé životní příručky.

Moje Add-on Productivity Tools

nepoužívám jen tento sešit sám-používám několik dalších software jako součást mého produktivního systému, a to:

  1. Kalendář Google (gcal) – pro události specifické pro kalendář / čas
  2. Morun zdarma Sticky Notes-Post-in poznámky pro ukládání úryvků informací, které pravidelně používám
  3. pero a papír-pro brainstorming, zapisování nápadů nebo jednoduše zapisování mých úkolů na den, takže se na ně mohu soustředit
  4. Poznámkový blok-nic jako jednoduchý poznámkový blok, který okamžitě odstraní poznámky a poté uspořádá později.
  5. můj mobilní telefon-zapisovat si poznámky, když jsem na cestách. Když se vrátím k počítači, přenesu je do svého sešitu. Používám aktivní poznámky v Nokia E63 v tuto chvíli, i když každý mobilní telefon bude dělat trik, opravdu. Stačí zadat sms a uložit ji jako koncept.

jednou týdně a každý měsíc přezkoumám svůj systém produktivity a aktualizuji jej se zaměřením na týden/měsíc. I nadále dělat vylepšení tu a tam, a celkově je to velmi robustní systém pro mé potřeby. Pravděpodobně se bude i nadále měnit a vyvíjet, jak se také měním. To je krása vytvoření vlastního systému produktivity – při změně jej upravíte tak, aby vyhovoval vašim potřebám.

a co je nejdůležitější, funguje to pro mě velmi dobře. Je to efektivní, mohu snadno kliknout a získat informace a mohu snadno upravovat. Nemohu říci totéž, pokud se ostatní pokusí použít můj systém. Mohou být ohromeni množstvím informací, nebo to může být příliš složité pro jejich porozumění. A to je důvod, proč neexistuje jedno-velikost pro všechny řešení.

v dnešní době stále dostávám žádosti o vyzkoušení aplikací produktivity, ale už to nedělám, protože jsem již našel nejlepší systém produktivity pro sebe. Ze stejného důvodu vám doporučuji vytvořit si vlastní systém, protože nic nebude vyhovovat vašim potřebám lépe než něco, co si sami vytvoříte.

Vytvořte si vlastní systém produktivity

mým doporučením je vytvořit si vlastní systém pomocí aplikace Excel / Open Office, textového procesoru, tradičních organizátorů nebo jiného nástroje. Nemusí to být excel, i když to vřele doporučuji, protože je již vytvořen tak, aby systematicky shromažďoval a organizoval velké množství informací. Je to intuitivní a vysoce přizpůsobitelné příliš. Možná budete muset experimentovat s jiným softwarem, abyste zjistili, co pro vás funguje. Může to trvat určitou dobu, ale jakmile najdete ten správný nástroj pro vás, je to opravdu jednoduché, když jej používáte k vylepšení pracovního postupu.

software, který můžete použít k vytvoření systému produktivity

  • MS Office (používám Excel)
  • Open Office
  • Dokumenty Google
  • Zoho

Nástroje produktivity

samozřejmě, pokud nemáte mnoho zkušeností s používáním systémů produktivity/softwaru, je lepší, abyste si vyzkoušeli různé systémy, abyste získali pocit co funguje pro vás a co ne, Než začnete vytvářet svůj vlastní systém produktivity. Zde je několik dobrých nástrojů, jak začít:

  1. kalendář: Kalendář Google je nejlepší volbou kalendáře. Má základní funkce kalendáře pro správu událostí (název, umístění, popis, možnost opakování) a další doplňkové funkce, jako je seznam úkolů dodatku a různé kalendáře pro různé účely (tj. Můžete také sdílet svůj kalendář s ostatními, kteří používají Gcal příliš, což je nástroj pro spolupráci.
  2. Sticky Notes: Po vyzkoušení dobrého množství softwaru sticky notes jsem dospěl k závěru, že Miluji Morun zdarma Sticky Notes nejvíce, protože je tak uživatelsky přívětivý a lehký na zdroje. Můžete mít více poznámek pro různé účely a rozlišovat na základě názvu poznámky a barvy. V každé poznámce můžete provádět jednoduché formátování (tučné, kurzíva, podtržení, změna barvy písma). Nejlepší ze všeho je, že je to zdarma!
  3. seznamy úkolů: existuje celá řada skvělých online seznamů úkolů. Níže jsem uvedl nejoblíbenější a vysoce hodnocené seznamy. Každý z nich má své vlastní pozitivní body, takže je určitě vyzkoušejte, abyste viděli, jak pro vás pracují. Jsou seřazeny od jednoduchých až po předběžné:
    • seznamy Ta-da-typ seznamu úkolů minimalistů. Pokud hledáte jen nejjednodušší seznam úkolů, kde je seznam položek a zaškrtnete je, tohle je ten. Může být integrován s iPhone.
    • Todoist-jednoduché rozhraní, přichází s kalendářem, umožňuje vytvářet hierarchie mezi vašimi úkoly (tj. Má také mobilní podporu.
    • nezapomeňte na mléko – s mlékem můžete vytvářet termíny, nastavovat úkoly, které se mají opakovat, nastavit prioritu mezi úkoly, mít připomenutí a další. Je integrován s Gmailem a gcal. Byl zvolen jako nejlepší správce seznamu úkolů Lifehacker.com. k dispozici je také podpora mobilních telefonů.
    • Toodledo.com -více než jen seznam úkolů, je to spíš jako systém úkolů, kompletní se značkováním, sledováním času, nastavením cílů, kalendářem a dalšími.
  4. projektové řízení: pro vyšší úroveň organizace a řízení.
    • Tiddly Wiki-Představte si wiki stránky (kompletní s funkcí značkování, editace, ukládání, vyhledávání), ale pro vlastní osobní potřebu sledovat své osobní projekty. A co víc, můžete jej také přenést z počítače do počítače.
    • PB Works-podobně jako Tiddly Wiki, s výjimkou PB Works je více zaměřena na spolupráci obchodního týmu.
    • cíle na trati-Online, Placené
    • Vitalist-Online, zdarma s placenou verzí
    • Nirvana-Online, zdarma
    • Thinking Rock-cross-platform, zdarma s placenou verzí
    • OmniFocus-pouze pro uživatele Mac, zdarma

Ready Made Productivity Systems pro vás

uznávám, že někteří z vás mohou být plně spokojeni s použitím ready made productivity systems, a pokud ano, můžete se podívat na následující. Uvedl Jsem nejlepší systémy GTD, které hodnotí webová komunita.

  • GTD-Free
  • Nozbe
  • Vitalist
  • můj život organizovaný
  • úplný seznam dalších nástrojů produktivity: GTD Tools

jaký je váš systém produktivity?

používáte nějaký software pro správu událostí, úkolů a kalendáře? Pamatujte, že vaše nástroje jsou určeny k tomu, aby vám sloužily, nikoli k předjíždění vaší práce. Pokud v každém okamžiku máte pocit, že nástroj už s vámi rezonuje, pusťte ho a zkuste jiný přístup. Má to být iterativní proces.

Obrázek: Deník