teendők listája

“Szia Celes, problémám van a feladatok és a határidők nyomon követésével … megpróbáltam több szoftveres megoldást, de még nem találtam egyet, ami jó nekem. Olyan helyet keresek, ahol a jegyzeteimet és a személyes adataimat, valamint a megbízásaimat és a feladataimat együtt tudom tartani. És persze az események a naptárban. Melyiket használod? Melyiket ajánlja?”- M Enterprises

miután hosszú ideig kipróbáltam a különböző módszereket és szoftvereket az információim nyomon követésére, a hagyományos tollból és papírból, a szervezőkből/kézikönyvekből, az online teendők listáiból, a cetlikből, a GTD termelékenységi szoftverből (David Allen Getting Things Done) és mi nem, rájöttem, hogy nincs egy kaptafára alkalmas megoldás.

például, amikor hagyományos tollat és papírt használtam a teendők listájaként, könnyű volt kidobni a teendőimet, és ellenőrizni őket, ahogy megyek. De egy idő után nagyon rendetlen lett. Több darab papír volt az egész feladatomon,és minden egyes papíron szavak és firkák voltak szétszórva. Nehéz volt nyomon követni. Ezenkívül minden alkalommal újra kellett írnom, amikor át akartam alakítani a tartalmat, ami unalmas volt.

amikor kézi szervezőket használtam, könnyű volt a feladatokat a határidők szerint megadni. A hangsúly az volt, hogy csak a napi feladatokat végezzem el. Azonban nehéz látni a nagy képet, ha az egyetlen útmutató a napi menetrend. Ez jó, mint egy napról-napra irányító rendszer, de nem a hosszú távú cél menedzsment.

Sticky notes software – ez nagyon hasznos, hogy a feladatok a kattintás az egérrel, de ez nem tart sokáig, mielőtt kap néhány 8-10 jegyzetek zsúfolt az asztalon, hatalmas darabokat információt minden egyes megjegyzés. Csak rendet a jegyzeteket, és nyomon követni, hogy mit kell tennie lesz a házimunka. Ezenkívül a cetlik korlátozott formázási funkciókkal rendelkeznek, mivel inkább az információk gyors részleteinek tárolására szolgálnak.

aztán kipróbáltam a GTD szoftvert. A személyes fejlesztési blog futtatásának részeként gyakran kapok ingyenes könyveket és szoftvereket, hogy áttekintsem a blogomat, ha tetszik nekik. Kipróbáltam egy GTD rendszert, amely David Allen Getting Things Done-Ján alapul. Segít megtervezni projektjeit a konceptualizációtól a végrehajtásig, célok, projektek, feladatok, ellenőrző listák, ütemtervek és naptár használatával. Körülbelül egy hét komoly próbálkozás után, hogy működjön, abbahagytam a használatát. Nehezen tudtam értelmes különbséget tenni a célok és a projektek között, és több időt töltöttem azzal, hogy rákattintottam és rendszereztem a dolgaimat a rendszerben, mint hogy valóban elvégezzem a dolgokat! Biztos vagyok benne, hogy ez egy fantasztikus rendszer néhány, de ez csak nem működik nekem.

kipróbáltam néhány online teendőlistát is. Míg az elején szórakoztatóak voltak, egy idő után igazi szóváltássá vált, hogy nap mint nap be kell jelentkeznem, be kell írnom/frissítenem/törölnöm a feladataimat.

a legjobb termelékenységi rendszer

amit ezekből a tapasztalatokból megtudtam, hogy nincs egy legjobb termelékenységi rendszer sem neked, sem nekem. Megvan a sajátos módszerem a dolgokra, és minden rendszerrel, amelyet a múltban kipróbáltam, úgy éreztem, hogy megváltoztatom magam, hogy a rendszer működjön, ahelyett, hogy valóban produktív lenne vele. Mindegyik rendszer úgy érezte, hogy be van zárva. A bonyolultabb GTD rendszerek saját tanulási görbékkel rendelkeztek.

a legjobb termelékenységi rendszer az, amely lehetővé teszi a termelékenység áramlását, nem akadályozza azt.

Mindezek után rájöttem, hogy itt az ideje, hogy ne keressen nekem egy mindenki számára megfelelő termelékenységi rendszert. Nem létezik. Mindannyiunknak megvan az egyéni stílusok és preferenciák, és hogy van egy rendszer, amely megfelel minden igényünknek jön semmi rövid bérbeadása szoftverfejlesztő építeni egy testreszabott rendszer számunkra, és csak nekünk. Még akkor is, ez aligha megoldás. Nem csak egy bombába kerül, de valószínűleg kinövjük a rendszert, ahogy változunk.

a termelékenységi rendszerem létrehozása

tehát a saját nyomkövető lapommal kezdtem, az MS Excel / Openoffice használatával (olyan, mint az MS Office másolata, kivéve, hogy ingyenes). Úgy indult, mint egy egyszerű listát, hogy mit kell tennem, által felsorolt dátumait. Idővel elkezdtem építeni, célokat és projekteket adni hozzá. Aztán elkezdtem prioritásként rendezni őket a célokon belül. Hamarosan hosszú távú célokat vezettem be a rendszerbe.

mára egy teljes munkafüzet lett, amely egyedi lapokat tartalmaz a jövőbeli célokról, havi célokról, heti célokról, kulcsfontosságú projektekről, cselekvési lépésekről, stratégiákról, napi teendőkről, információkról és egyéb egyéb információkról. Segít kezelni a nagy kép látása és a tetves szemcsék kezelése között. (Azok, akik olvasni hogyan hozzuk létre az életed kézikönyv tudni fogja, hogy az excel Az én kézikönyv is. Ez egy másik munkafüzet, mint az életem kézikönyve.)

a kiegészítő Termelékenységi eszközök

nem csak ezt a munkafüzetet használom egyedül – néhány más szoftvert használok a termelékenységi rendszerem részeként, nevezetesen:

  1. Google Calendar (gcal) – a naptár/Idő konkrét események
  2. Morun ingyenes cetlik-Post-in jegyzetek tárolására töredék információ használom rendszeresen
  3. toll és papír – a brainstorming, írásban le ötleteket, vagy egyszerűen írja le a to-do a nap, így én csak összpontosítani őket
  4. Jegyzettömb – semmi, mint az egyszerű jegyzettömb hogy vegye le jegyzeteket azonnal, majd szervezni később.
  5. a mobiltelefon–, hogy vegye le jegyzeteket, amíg én útközben. Átviszem őket a munkafüzetembe, amikor visszatérek a számítógépemre. Jelenleg aktív jegyzeteket használok a Nokia E63-ban, bár bármelyik mobiltelefon megteszi a trükköt, igazán. Csak írjon be egy sms-t, és mentse el vázlatként.

hetente és havonta egyszer felülvizsgálom a termelékenységi rendszeremet, és frissítem a hét/hónap fókuszával. Én továbbra is, hogy csíp itt – ott, és összességében ez egy nagyon robusztus rendszer az én igényeim. Valószínűleg tovább fog változni és fejlődni, ahogy én is változom. Ez a saját termelékenységi rendszer létrehozásának szépsége – a változás során felülvizsgálja azt, hogy megfeleljen az Ön igényeinek.

a legfontosabb, hogy nagyon jól működik nekem. Hatékony, könnyen kattinthatok, és megkaphatom az információkat, és könnyedén szerkeszthetem. Nem mondhatom ugyanezt, ha mások megpróbálják használni a rendszeremet. Lehet, hogy túlterheltek az információ mennyiségével, vagy túl bonyolult lehet a megértésükhöz. Ezért nincs egy kaptafára alkalmas megoldás.

manapság továbbra is kapok kéréseket a termelékenységi alkalmazások kipróbálására, de ezt már nem teszem meg, mivel már megtaláltam a legjobb termelékenységi rendszert magamnak. Ugyanezen okból azt javaslom, hogy hozzon létre saját rendszert, mivel semmi sem felel meg jobban az Ön igényeinek, mint valami, amit maga hoz létre.

készítse el saját Termelékenységi rendszerét

azt javaslom, hogy készítsen saját rendszert Excel / Open Office, szövegszerkesztő, hagyományos szervezők vagy más eszköz segítségével. Nem kell Excelnek lennie, bár nagyon ajánlom, mivel már arra készült, hogy nagy mennyiségű információt gyűjtsön és rendszerezzen szisztematikusan. Ez intuitív és nagymértékben testreszabható is. Lehet, hogy kísérleteznie kell különböző szoftverekkel, hogy megtalálja, mi működik az Ön számára. Lehet, hogy egy ideig tart, de ha megtalálta az Ön számára megfelelő eszközt, akkor nagyon egyszerűvé válik, amikor a munkafolyamat javítására használja.

szoftverek segítségével hozzon létre a termelékenység rendszer

  • MS Office (én Excel)
  • Open Office
  • Google Dokumentumok
  • Zoho

Termelékenységi eszközök

természetesen, ha nincs sok tapasztalata a termelékenységi rendszerek/szoftverek használatával, jobb, ha kipróbálja a különböző rendszereket, hogy megértse, mi működik az Ön számára, és mi nem, mielőtt elkezdené létrehozni a saját termelékenységi rendszerét. Íme néhány jó eszköz a kezdéshez:

  1. naptár: A Google Naptár a legjobb naptár opció. Alapvető naptárfunkciókkal rendelkezik az eseménykezeléshez (cím, hely, leírás, ismétlési lehetőség) és más kiegészítő funkciókhoz, például egy kiegészítő feladatlistához és különböző naptárakhoz különböző célokra (pl. munka, személyes, testmozgás stb.-színkódolhatja őket, hogy megkülönböztesse őket). A naptárat megoszthatja másokkal is, akik a Gcal-t is használják, így együttműködési eszköz.
  2. Cetlik: Miután kipróbáltam egy jó számú sticky notes szoftvert, arra a következtetésre jutottam, hogy a Morun Free Sticky Notes-t szeretem a legjobban, mert annyira felhasználóbarát és könnyű az erőforrásokkal. Több jegyzete is lehet különböző célokra, és megkülönböztethető a jegyzet címe és színe alapján. Az egyes jegyzeteken belül egyszerű formázást végezhet (félkövér, dőlt, aláhúzás, betűszín megváltoztatása). A legjobb az egészben, hogy ingyenes!
  3. teendők: nagyon sok nagyszerű online teendők vannak. Az alábbiakban felsoroltam a legnépszerűbb és legjobban értékelt listákat. Mindegyiknek megvan a maga pozitív pontja, ezért mindenképpen próbálja ki őket, hogy lássa, hogyan működnek az Ön számára. Az egyszerűtől az előrehaladásig rendelhetők:
    • Ta-da listák – a minimalisták teendők listája. Ha csak a legegyszerűbb tennivalók listáját keresi, ahol csak felsorolja az elemeket és ellenőrzi őket, akkor ez az. Integrálható az iPhone készülékkel.
    • Todoist – egyszerű felület, jön egy naptár, lehetővé teszi, hogy hozzon létre hierarchiák között a feladatokat (azaz priorizált elemek), valamint a gmail integráció, mobil hozzáférés, emlékeztetők, és így tovább. Mobil támogatással is rendelkezik.
    • ne feledje a tejet – a tejjel létrehozhat határidőket, beállíthatja a feladatok ismétlődését, prioritást adhat a feladatok között, emlékeztetőket és így tovább. Integrálva van a gmail és a gcal. Ez már szavazott, mint a legjobb to-do lista vezetője Lifehacker.com. van mobiltelefon-támogatás is.
    • Toodledo.com -több, mint egy to-do lista, ez több, mint egy to-do rendszer, kiegészítve címkézés, idő követés, célmeghatározás, naptár és így tovább.
  4. Projektmenedzsment: magasabb szintű szervezéshez és menedzsmenthez.
    • Tiddly Wiki – Képzeljen el egy wiki webhelyet (kiegészítve a címkézés, szerkesztés, mentés, keresés funkcióival), de saját személyes használatra a személyes projektek nyomon követéséhez. Mi több, akkor is kap port számítógépről számítógépre.
    • PB Works – hasonló a Tiddly wikihez, kivéve, hogy a PB Works inkább az üzleti csapat együttműködésére irányul.
    • célok a pályán-Online, fizetett
    • Vitalist-Online, ingyenes fizetett változat
    • Nirvana-Online, ingyenes
    • gondolkodás Rock-cross-platform, ingyenes fizetett változat
    • OmniFocus-csak Mac felhasználók számára, ingyenes

Ready Made Productivity Systems for You

tudom, hogy néhányan teljesen elégedettek lehetnek a ready made productivity systems használatával, és ha igen, nézze meg a következőket. Felsoroltam a legjobb GTD rendszereket, amelyeket a webes közösség értékelt.

  • GTD-mentes
  • Nozbe
  • Vitalist
  • az életem szervezett
  • az egyéb termelékenységi szoftverek teljes listája: GTD Tools

milyen a termelékenységi rendszere?

használ valamilyen szoftvert az események, feladatok és naptár kezelésére? Ne feledd, az eszközeid arra szolgálnak, hogy szolgáljanak téged, nem pedig arra, hogy megelőzzék a munkádat. Ha bármikor úgy érzi, hogy egy eszköz már nem rezonál veled, dobja el, és próbáljon meg egy másik megközelítést. Ez egy iteratív folyamat.

Kép: Folyóirat